118. Los sistemas dinámicos de adquisición.

Resumen, 487 palabras, 3 minutos de lectura.

Un sistema dinámico de adquisición es una técnica de racionalización de la contratación, y no un procedimiento de adjudicación en sí mismo.

Los sistemas dinámicos de adquisición son una forma de gestionar las compras públicas reduciendo las cargas administrativas, los plazos, y los costes de gestión.

Una técnica pautada en los artículos 223 a 226 de la Ley de Contratos del Sector Público, con su regulación específica.

Mediante un sistema dinámico de adquisición se pueden adjudicar contratos de obras, servicios, o suministros. No hay límites ni en cuanto a importes ni en cuanto a tipo de contrato.

Al poner en marcha un sistema dinámico de adquisición, el órgano de contratación sabe qué va a comprar, aunque todavía no lo sabe con detalle.

Un sistema dinámico de adquisición tiene dos fases: la de puesta en marcha o implementación, y la de funcionamiento.

En la primera fase, o fase de implementación, se sientan las bases sobre las que se adjudicaran posteriormente los contratos basados en este sistema.

Entre otras cosas, se establecen:

• El objeto y categorías ( si se quiere) del sistema.
• Los criterios de adjudicación, aunque no tiene porque  hacerse de forma precisa y perfectamente definida. 
• Y los requisitos de entrada o admisión para las empresas o profesionales, los requisitos de solvencia económica y solvencia técnica para ser admitidos en el sistema.

Cualquier empresa o profesional puede solicitar en cualquier momento ser admitido en un sistema dinámico de adquisición. Basta con solicitarlo, da igual cuándo, y acreditar los requisitos de solvencia.

Una vez establecido el sistema, con licitadores ya admitidos, empieza la segunda fase, la fase de adjudicación de los contratos.

Cada licitación, cada contrato basado en el sistema, tiene sus pliegos, tanto de Cláusulas Administrativas como de Prescripciones Técnicas.

Los licitadores que han sido admitidos en el sistema reciben una invitación para presentar oferta en cada uno de los contratos que se convoquen o deriven del sistema.

Como contratistas debemos tener en cuenta estos aspectos:

• La publicidad: para enterarse de un sistema dinámico de adquisición hay que estar atentos a la Plataforma de Contratación del Sector Público. Después de la primera publicación ya no vuelve a haber más publicidad.

• Los plazos de duración: Cuando se establece un sistema dinámico de adquisición es para mucho tiempo, pueden ser dos, tres, seís años. La Ley de Contratos del Sector Público no establece periodos máximos o mínimos de duración.

• Muchas personas descartan las licitaciones por su precio, en el caso de un sistema dinámico de adquisición esto es especialmente peligroso. Hay que entrar siempre en detalle antes de descartar. 

• En un sistema dinámico de adquisición todo va muy rápido, más rápido de lo habitual. Las ofertas se presentan en diez días.

• Si normalmente hay que leer despacio y entender bien los pliegos, en el caso de un sistema dinámico de adquisición, más todavía. Ya que no es una licitación normal, al uso. Hay que tener cuidado en dar cosas por supuestas.

Hasta aquí el resumen.

Los sistemas dinámicos de adquisición no son frecuentes , aunque tener una idea de qué son y cómo funcionan es importante para sacarle partido cuando estés ante uno. 

Un sistema dinámico de adquisición es una técnica de racionalización de la contratación, no es un procedimiento de adjudicación en sí mismo.

Los sistemas dinámicos de adquisición son una técnica para gestionar las compras públicas reduciendo las cargas administrativas, los tiempos, y los costes de gestión asociados a la tramitación de cualquier expediente de contratación.

Lo que un órgano de contratación busca al establecer un sistema dinámico de adquisición es optimizar la contratación de aquellas obras, servicios, o suministros que resulten previsibles, que pueda planificar. 

Dicho de otra manera:

Tenemos un ayuntamiento que compra habitualmente materiales, y también servicios, relacionados con sus equipos informáticos:

• Ordenadores.
• Impresoras.
• Consumibles de las impresoras.
• Equipamiento de red, para las instalaciones con cable y con wifi.
• También servicios relacionados con el mantenimiento de estos equipos y las redes.

Este ayuntamiento decide que la forma más limpia y rápida de resolver estas necesidades es establecer un sistema dinámico de adquisición.

Al hacerlo, las empresas que estén interesadas en atender estas necesidades podrán “apuntarse” al sistema dinámico de adquisición para que según vayan surgiendo necesidades recibir avisos, invitaciones, para presentar oferta.

Por ejemplo:

• Se necesitan seis ordenadores para una nueva aula de informática que va a impulsar el ayuntamiento.
• Las empresas que solicitaron ser admitidas en el sistema dinámico de adquisición reciben una invitación para presentar oferta y suministrar estos seis ordenadores.
• En la invitación se detallan tanto las características de los ordenadores como los criterios de adjudicación que se utilizarán para adjudicar el contrato.
• A los diez días presentan oferta y si todo va bien, en otros diez días ya pueden suministrar esos ordenadores.

El ayuntamiento se ha ahorrado un montón de trámites para hacer la compra, y a la vez se ha asegurado que tendrá el mejor precio.

Por otro lado, los contratistas pueden atender la oferta de una manera algo más sencilla que si se tratase de una licitación normal.

Es algo parecido a un acuerdo marco, aunque distinto. 

Para qué sirve un sistema dinámico de adquisición.

Un sistema dinámico de adquisición es básicamente una técnica, o forma de comprar, que permite a una administración pública, a un poder adjudicador, comprar de forma más ágil y rápida que haciéndolo por los cauces habituales.

Es algo que está perfectamente pautado en la Ley de Contratos del Sector Público, concretamente en los artículos 223 a 226, por tanto cuenta con una regulación pormenorizada que permite a los órganos de contratación desplegar estos sistemas dinámicos de adquisición sobre pautas y normas establecidas.

Una administración puede utilizar este sistema para adjudicar contratos de obras, servicios, o suministros. Vale para todo.

Cuándo una administración pone en marcha un sistema dinámico de adquisición tiene claro que va a comprar, aunque no lo sabe con detalle, ni cualitativamente ni cuantitativamente.

Por ejemplo:

• Sabe que comprará ordenadores, consumibles, y que también necesitará servicios para poner en marcha, reparar, o poner a punto su infraestructura informática.
• Aunque no sabe exactamente:
  • Cuántos ordenadores necesitará ni con qué prestaciones.
  • O cuántos puntos de acceso wifi será necesario sustituir y volver a configurar.

Entonces lo que hace es “abrir un paraguas” para todas estas necesidades, y articular una forma de atender esas necesidades que sea más eficiente, más ágil, y también más transparente que otras alternativas que le ofrece la Ley de Contratos del Sector Público para gestionar esas compras.

Para esto sirve un sistema dinámico de adquisición: para dotar de mayor eficacia, agilidad y transparencia a las compras que resultando previsibles no se pueden concretar.

Cómo funciona un sistema dinámico de adquisición.

Un sistema dinámico de adquisición tiene dos fases, la de puesta en marcha, y la de funcionamiento.

Desde el punto de vista de la administración la primera fase es la más compleja, y también la que lleva más tiempo ‘levantar’. 

Lo interesante para la administración es que una vez puesto en marcha el sistema resulta mucho más fácil y ágil adjudicar contratos y atender necesidades.

1ª Fase, implementación o puesta en marcha de un sistema dinámico de adquisición.

En la primera fase, o fase de implementación del sistema dinámico de adquisición, se sientan las bases sobre las que se adjudicarán posteriormente los contratos basados en este sistema.

Es el momento en el que la administración que lo promueve tiene más trabajo, y debe ser más cuidadosa, ya que está creando un marco, una referencia en la que basar los contratos que se deriven del sistema dinámico de adquisición.

A continuación comento algunos aspectos interesantes desde el punto de vista del licitador / contratista

En primer lugar se establece un objeto genérico para el sistema dinámico de adquisición. 

Por ejemplo: Atender la necesidades en cuanto a material informático en general, incluyendo ordenadores, periféricos, consumibles, equipamientos de conexión a redes, los programas o software necesarios, y los servicios relacionados con el mantenimiento, reparación, y configuración de todos estos elementos.  

En este momento no es necesario que el órgano de contratación defina con precisión qué ordenadores, periféricos, programas o servicios contratará. Entre otras cosas porque aún lo sabe. Le basta con crear este objeto principal. 

El órgano de contratación sabe que tendrá unas necesidades, aunque no necesita concretarlas.

Por eso, cuando se implementa un sistema dinámico de adquisición lo normal es que no haya un Pliego de Prescripciones Técnicas. Vendrá después, para cada contrato específico que se convoque dentro del sistema, cuando el órgano de contratación pueda concretar la necesidad que necesita resolver. 

A su vez, ese objeto genérico del sistema dinámico de adquisición se puede dividir en distintas categorías.

Por ejemplo:

• Una categoría para los suministros de material informático en general, el hardware.
• Otra categoría para los suministros de software, los programas.
• Y una tercera categoría para los servicios relacionados con el mantenimiento, reparación, y configuración de todos estos elementos.

Esto de las categorías, y para entendernos, podría ser algo así como los lotes, dado que tendría su mismo efecto. 

Lo que más nos importa de las categorías es que sirven para definir los criterios de solvencia económica y de solvencia técnica que se requieren para poder estar dentro del sistema dinámico de adquisición.

Por ejemplo:

• Si no se definen categorías, y el órgano de contratación estima que sus necesidades anuales para el objeto del sistema dinámico de adquisición se cifran en 100.000 €, pedirá a todas los licitadores que acrediten su solvencia económica y su solvencia técnica en base a esta cantidad.
  Es cierto que podría basarlo en otra cantidad, aunque no es habitual que lo hagan.
• Si se definen categorías el órgano de contratación podrá precisar los requisitos de solvencia que los licitadores tendrán que acreditar para participar en el sistema dinámico de adquisición, por ejemplo:
  • Categoría para los suministros de material informático en general: 40.000€
  • Categoría para los suministros de programas informáticos: 10.000€
  • Categoría para los servicios de mantenimiento, reparación y configuración: 50.000€

Osea que en lugar de basar las condiciones de solvencia en el valor estimado de todo el sistema dinámico de adquisición, los licitadores pueden escoger categorías y acreditar sus solvencias para una o varias de ellas.

Lo cual facilitará el acceso a empresas y profesionales que son perfectamente capaces de atender estas necesidades.

Conocer esta cuestión de las categorías también nos permite saber que los requisitos de solvencia se establecen aplicando los criterios habituales y tomando como base el importe anual estimado para las categorías, o en ausencia de estas, de la cantidad prevista para todo el sistema dinámico de adquisición durante una anualidad. 

Ojo con esto, porque si hablamos de material informático, es poca cosa, pero si hablamos de obras, o de un ayuntamiento con muchas necesidades (de lo que sea), las decisiones de hacer o no categorías pueden dejar a muchas empresas y profesionales fuera del sistema dinámico de adquisición por no estar en condiciones de acreditar las solvencias que se requieran para ser admitidos en él.

Otra cosa que se hace en esta fase es fijar criterios de adjudicación, aunque no ha de ser de forma precisa y definida. 

Los criterios de adjudicación pueden precisarse posteriormente, en la siguiente fase, para atender a aquellos aspectos que resulten relevantes en la compra en concreto.

Por ejemplo:

• En esta fase de implementación, el órgano de contratación puede establecer que la adjudicación de los contratos basados en el sistema dinámico de adquisición se hará atendiendo a una pluralidad de criterios, considerando aspectos objetivos con una ponderación de entre el 70% y el 100%, y aspectos subjetivos con una ponderación de entre el 30% y el 0%. 

Esto daría un amplio margen de maniobra para establecer criterios de adjudicación adecuados a cada compra o caso en concreto.

El caso es que una vez establecidas estas y otras cuestiones en torno al ‘armazón’, marco de trabajo o referencia del sistema dinámico de adquisición, se da publicidad a este y se ‘abre’ para que las empresas o profesionales interesados soliciten la admisión.

Como se entra en un sistema dinámico de adquisición.

La entrada o admisión en un sistema dinámico de adquisición está abierta mientras dure este.

Es decir, cualquier empresa o profesional puede solicitar en cualquier momento ser admitido en un sistema dinámico de adquisición.

La administración no puede limitar la participación, el número de participantes en el sistema, ni el momento en el que se puede acceder a él.

Cualquier empresa o profesional que cumpla los requisitos de solvencia económica y solvencia técnica será admitida en el sistema. Y esto es algo que puede ocurrir en cualquier momento, mientras el sistema esté en vigor.

Esta es una de las características distintivas del sistema dinámico de adquisición frente al acuerdo marco.

Osea que para que te admitan en un sistema dinámico de adquisición lo único que tienes que hacer es pedirlo, da igual cuándo, y lo único que hay que acreditar es la solvencia económica y la solvencia técnica que se haya previsto y que podrás leer en el Pliego de Cláusulas Administrativas del sistema dinámico de adquisición.

2ª Fase, funcionamiento del sistema dinámico de adquisición, adjudicación de los contratos.

Situémonos: 

• El órgano de contratación ha montado un armazón, paraguas, entramado, o mejor dicho: sistema.
• Las empresas o profesionales interesados en presentar oferta a los contratos que se deriven de ese sistema ya se “han apuntado”, han solicitado su admisión presentado documentos que permiten al órgano de contratación acreditar su aptitud para contratar: el órgano de contratación los ha admitido en el sistema.
• En este momento el órgano de contratación dispone de un sistema para adjudicar contratos, y también de licitadores interesados en presentar oferta a los contratos que convoque.
• En cualquier momento, cualquier empresa o profesional puede pedir ser admitida en el sistema.

Ahora empieza lo bueno.

Recuperemos el ejemplo del principio, en versión detallada: 

• Tenemos un ayuntamiento que ha establecido un sistema dinámico de adquisición para la compra de materiales y servicios informáticos.
• El ayuntamiento necesita comprar seis ordenadores.
• Para esta compra de seis ordenadores hará una licitación, aunque dentro del marco del sistema dinámico de adquisición.
• En esta licitación dentro del sistema, el ayuntamiento:
  • Creará un Pliego de Cláusulas Administrativas, que detallará o complementará al pliego general del sistema dinámico de adquisición.
  • En ese nuevo pliego podrá haber unos criterios de adjudicación particulares para este contrato de seis ordenadores en los que se tendrán en cuenta las cuestiones que tengan relación, relevancia, y sentido evaluar en esta compra.
  • Lógicamente habrá un Pliego de Prescripciones Técnicas que detallará cómo deben ser esos ordenadores, sus características técnicas.
• El ayuntamiento enviará una invitación a todos los licitadores admitidos en el sistema dinámico de adquisición para que presenten oferta en base a estos pliegos.
  Si se hicieron categorías, la invitación se enviará a los licitadores admitidos en la categoría que corresponda a la compra de los 6 ordenadores.
• El contrato se adjudicará a la mejor oferta.

Y ahora, los detalles:

• El procedimiento de adjudicación que rige es el restringido. .
• Cada licitación tiene sus pliegos, tanto de Cláusulas Administrativas como de Prescripciones Técnicas. Estos pliegos se basan en los pliegos del sistema dinámico de adquisición, solo que en este caso se concretan y precisan las condiciones de cada contrato basado en el sistema.
• Los licitadores que han sido admitidos en el sistema reciben una invitación para presentar oferta.
  Las licitaciones que están dentro del sistema dinámico de adquisición no se publican en la Plataforma de Contratación del Sector Público.
  En la Plataforma de Contratación del Sector Público únicamente se publica el establecimiento del sistema. Ojo con esto, hay que estar atentos.
• La ley establece que el plazo mínimo para presentar oferta será de diez días. Así que no esperes que lo amplíen, y ojo porque serán 10 días naturales.
• La ley ha previsto que se considerarán irregulares o inaceptables las ofertas que hayan sido consideradas anormalmente bajas por el órgano de contratación. El órgano de contratación no tiene porque pedir que se justifiquen las ofertas consideradas anormalmente bajas, directamente la puede considerar irregular o inaceptable.

Una vez establecido el sistema dinámico de adquisición el órgano de contratación puede estar adjudicando contratos, y sobre todo, recibiendo las prestaciones de las que son objeto esos contratos, en 30 o 40 días. 

Esa es una de las características y ventajas de establecer un sistema dinámico de adquisición: la mayor agilidad, la rapidez.

Quizá y para reforzar esa agilidad la ley establece de forma particular que un sistema dinámico de adquisición debe ser totalmente electrónico. Algo que toda la contratación pública ya debe ser. 

Una vez más, mientras el sistema dinámico de adquisición está en vigor cualquier empresa o profesional puede solicitar ser admitido, previa acreditación del cumplimiento de los requisitos de solvencia.

A partir del momento en el que una empresa o profesional ha sido admitida dentro del sistema el órgano de contratación está obligado a invitarle a todas las licitaciones que convoque en el marco del sistema.

Los ​​sistemas dinámicos de adquisición desde el punto de vista de las empresas y los profesionales.

Hay varias cuestiones sobre las que hay que llamar la atención. 

La primera es la cuestión de la publicidad.

Es cierto que cuando se establece un sistema dinámico de adquisición se da publicidad en la Plataforma de Contratación del Sector Público.

Por tanto para enterarse de un sistema dinámico de adquisición hay que estar atentos a la plataforma.

La particularidad reside en que después de esa primera publicación ya no vuelve a haber más publicidad. El órgano de contratación invita directamente a las empresas y profesionales admitidos en el sistema, les envía una invitación, no tiene porque dar publicidad a las licitaciones que se celebren al amparo de este sistema.

Por tanto si no lo “cazas al vuelo”, cuando se convoca, no te vas a enterar de que existe un sistema dinámico de adquisición.

La segunda cuestión, ligada a la primera, es que un sistema dinámico de adquisición “va para largo”.

La Ley de Contratos del Sector Público no establece períodos máximos o mínimos de duración. Pueden ser dos años, como seis, o incluso más. La ley solo dice que un sistema dinámico de adquisición tiene que tener una duración , que no puede ser para toda la vida.

Aunque lo normal es que tengan una duración de cuatro o cinco años, por referencia al periodo máximo de duración de un contrato público incluidas sus prórrogas. 

No obstante, atención, porque si no estuviste atenta o atento al principio, el sistema puede estar funcionando, y tú no te enteras. Y si no te enteras no pedirás que te admitan, con lo cual esa ventaja de que en cualquier momento cualquiera puede solicitar su admisión en el sistema se queda en nada.

Tercera cuestión a tener en cuenta.

Muchas personas suelen descartar las licitaciones por su precio, en el caso de un sistema dinámico de adquisición esto es especialmente peligroso.

Un sistema dinámico de adquisición puede tener un valor estimado de un millón de euros. Y ya solo por eso, viendo el anuncio, se puede descartar participar en el.

En cuanto a esto hay que tener en cuenta dos cosas:

• Primero, que el sistema puede estar dividido en categorías.
• Segundo, que el valor estimado del sistema se calcula sumando todas las anualidades de todas las categorías (si las hay).

Por tanto, si ves un sistema, hay que ahondar, indagar, comprobar los requisitos de solvencia económica y de solvencia técnica que se exigen antes de descartarlo solo por su importe.

Cuarta cuestión a tener en cuenta.

Cuando te admiten en un sistema dinámico de adquisición las cosas ocurren mucho más rápido, o al menos a un ritmo más acelerado que al que cualquier administración nos tiene acostumbrados.

Hay que tener en cuenta que cuando te invitan a una licitación el plazo que te van a dar para presentar la oferta va a ser de diez días hábiles. 🙂 Hay que organizar las guardias para los meses de julio, agosto, y diciembre. {Siempre hay quién quiere volver de vacaciones y tener esperando ahí unas ofertas}

Y una quinta y última cuestión.

En todos los casos hay que leer despacio, entender bien los pliegos, plantear dudas, aunque en el caso de un sistema dinámico de adquisición, más todavía.

Comprueba:

• ¿Cómo funcionan las garantías?
• ¿Se dice algo sobre las ofertas anormalmente bajas?
• ¿Qué se ha previsto en cuanto a los criterios de adjudicación?
• ¿Hay alguna condición especial que resulte complicada de cumplir?
• ¿Puedo atender las peticiones de oferta normal y puntualmente?

Este texto es una transcripción del episodio nº118 del podcast ‘Contratación Pública’ que se puede escuchar en Spotify, iVoox, Apple Podcast y en cualquier reproductor de podcast.