220. Empresas con 50 trabajadores o más, o más o menos.

Resumen en 279 palabras, 1,5 minutos de lectura.

Si tu empresa está cerca de superar los 50 trabajadores, o si ya los ha superado, necesitas estar muy atento a las implicaciones que esto comporta. 

No se trata solo de gestionar a más personal, o de atender las obligaciones en materia laboral y contable que este crecimiento origina, sino de estar en condiciones de acreditar dos obligaciones fundamentales relacionadas con la contratación pública: la cuota del 2% de personas con discapacidad y el Plan de Igualdad. 

Ambos requisitos, si no se cumplen adecuadamente, y especialmente si no se está en condiciones de acreditar su cumplimiento, pueden provocar la exclusión en procedimientos de adjudicación de contratos públicos, justo después de haberlos ganado. En uno de los momentos más dulces del proceso.

Y es que crecer conlleva desafíos, grandes oportunidades, y también nuevas obligaciones en materia laboral y contable. Respecto de la contratación pública, el crecimiento de la empresa obliga a una reflexión estratégica, y también a la necesidad de anticiparse a las nuevas obligaciones incluso antes de que la  plantilla alcance los 50 empleados. 

Y si la empresa ya ha superado ese umbral de los 50 trabajadores, es necesario mantener los controles y vigencia de las medidas para estar siempre en condiciones de acreditar tanto la cuota del 2% de personas con discapacidad como especialmente el Plan de Igualdad. 

Debido a la complicación de los cálculos que te cuento a continuación, estás cuestiones no solo se deben abordar con antelación, sino que debe hacerse de la mano de especialistas en el ámbito laboral. 

Como siempre en la vida, prevenir es mejor que curar. Así que, si tu empresa está creciendo o ya es grande, presta atención a estos detalles.

Hasta aquí el resumen.

Lo que te cuento en este episodio es importante si tu empresa está creciendo y supera los 50 trabajadores, o está a punto de hacerlo. Esa situación en la que tu empresa pasa a ser cabeza de ratón a cola de león.

En ese caso, cuidado: hay requisitos clave que podrías estar pasando por alto, y eso te puede costar perder un contrato justo cuando lo tenías ganado. Las obligaciones en materia de igualdad y discapacidad no son solo un “check” burocrático; si no cumples, te puedes quedar fuera de una licitación justo cuando pensabas que ya era tuya. 

Y si tu empresa supera esa cifra de 50 trabajadores, cuidado, porque quizá en las administraciones públicas con las que contratas habitualmente todavía no estén aplicando estas cuestiones con el rigor obligado, y un día de estos te llevas una desagradable sorpresa.

Introducción: La barrera de los 50 trabajadores

Imagínate que en tu empresa y, después de mucho esfuerzo, os encontráis con que ya hay cerca de 50 empleados. Es un buen problema, ¿verdad? Bueno, quizá pienses que son cerca de 50 ‘buenos’ problemas. 

Lo cierto es que en la mayoría de los casos crecer significa más oportunidades, más negocio… aunque también más obligaciones. Superar los 50 trabajadores en plantilla no es solo un número redondo, significativo, es una especie de “frontera legal” que comporta unas cuantas obligaciones y que en relación con la contratación pública puede marcar la diferencia entre seguir adelante normalmente o enfrentarte a sorpresas… desagradables.

¿Por qué? Porque cuando alcanzas esa cifra, de repente, aparecen nuevos requisitos que debes cumplir si quieres seguir contratando con la administración. No se trata solo de presentar la mejor oferta; se trata de cumplir con ciertas obligaciones que, si no tienes claras, pueden hacer que te quedes fuera de juego justo cuando pensabas que habías ganado.

En este episodio te hablo de dos grandes cuestiones que afectan a todas las empresas que tienen o están a punto de tener más de 50 trabajadores. 

Estas obligaciones son: Primero, la obligación de cumplir con una cuota mínima de trabajadores con discapacidad, y segundo, la necesidad de tener un Plan de Igualdad inscrito en el REGCON, Registro y depósito de convenios colectivos, acuerdos colectivos de trabajo y planes de igualdad. Ambas condiciones, si no se cumplen, pueden llevarte a ser excluido de una licitación y hacerte perder ese contrato que creías tener en la mano.

La barrera de los 50 trabajadores

Total, que superar el umbral de los 50 trabajadores no es solo un logro en términos de crecimiento, también es una señal de que la empresa está entrando en una nueva “liga” en cuanto a obligaciones legales. Especialmente si la empresa contrata con la administración. Este umbral de los 50 empleados es clave, porque la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP) establece una serie de obligaciones que, si no se cumplen, te pueden dejar fuera de un contrato. Y, como bien sabes, no es suficiente con presentar la mejor oferta; estar en condiciones de acreditar las condiciones de aptitud para contratar es esencial.

En este contexto, el artículo 71 de la LCSP es el que trae los dolores de cabeza para las empresas que han cruzado ese umbral de los 50 trabajadores. Este artículo regula las prohibiciones de contratar, y dentro de esas prohibiciones encontramos dos situaciones que se aplican directamente a las empresas que tienen 50 o más empleados:

1. El cumplimiento de la cuota del 2% de trabajadores con discapacidad.

2. La obligación de contar con un Plan de Igualdad, inscrito en el registro correspondiente, el REGCON.

Son dos condiciones de aptitud para contratar que si no estás en condiciones de acreditar que cumples suponen estar incurso en prohibición de contratar. Palabras mayores y efectos contundentes. 

El problema es que para las empresas que están cerca de los 50 trabajadores o que han crecido recientemente, estas obligaciones pueden pasar desapercibidas, un cálculo que tiene la apariencia de sencillo y controlable, no lo es. El problema es que te enteras en el peor de los momentos. Y ya sabes, no hay peor sensación que la de haber hecho todo el trabajo, haber ganado la licitación, y que te excluyan por una cuestión como que no tenías el Plan de Igualdad o no cumplías con la cuota de trabajadores con discapacidad.

Obligaciones en materia de discapacidad.

Cuando una empresa supera los 50 trabajadores, una de las primeras cosas que se deben tener en cuenta es la cuota del 2% de trabajadores con discapacidad. Esta obligación está regulada en el artículo 42 de la Ley General de derechos de las personas con discapacidad, y básicamente establece que, si tienes 50 o más empleados, al menos un 2% de tu plantilla debe estar formada por personas con discapacidad.

La cuestión es, ¿cómo se calcula si una empresa tiene 50 o más empleados a estos efectos?

Es un tema que puede complicarse un poco. No se trata solo de contar cuántas personas tiene contratadas la empresa y ver si aplicar el 2% corresponde. Para hacer el cálculo, en este caso, para esta ley, hay que tener en cuenta los tipos de contratos y cómo se computan los trabajadores según la duración de estos:

• Contratos indefinidos: Si la persona ha trabajado todo el año (365 días), se cuenta como 1 empleado completo. Si ha trabajado menos, se suma el total de días y se divide entre 365.
• Contratos temporales de más de un año: Se computan igual que los indefinidos.
• Contratos temporales de menos de un año: Aquí la cosa cambia. Si han trabajado más de 200 días, se cuenta como 1 empleado. Si no llegan a los 200 días, se divide el total de días trabajados entre 200.

¿Sencillo, verdad? Claro que no. Aunque ten en cuenta que este cálculo es importante porque afecta directamente al cumplimiento de la cuota del 2%. No calcular bien el número de trabajadores puede hacer que pienses que cumples, cuando en realidad no es así.

Si pides a tu asesor laboral que obtenga de la Seguridad Social el Informe de plantilla media de trabajadores en alta, no te servirá. Tanto la finalidad de ese informe como su forma de hacer el cálculo no tienen nada que ver con lo que te acabo de contar. Entonces, con esta, ya son dos las formas de calcular cuál es la plantilla media de una empresa, ya que todo depende de la finalidad del cálculo. Cuidado con esto: Tantas formas de calcular la plantilla media como finalidades del cálculo.

Así que si estás en la situación, informate bien, asesórate, y haz un cálculo preciso. 

¿Qué pasa si no cumples con el 2%? En principio, podrías quedar excluido de cualquier proceso de licitación en el que participes. 

Eso sí, la ley permite que acredites el cumplimiento de esta obligación mediante una mera declaración responsable. Aunque cuidado, porque que se pueda acreditar mediante una declaración responsable (el papel lo aguanta todo) no significa que no te vayan a pedir que lo acredites. La declaración responsable no te exime de tener que cumplir realmente con la cuota. Si en cualquier momento te lo piden, debes poder demostrar que estás cumpliendo con ese 2%. 

Esto tiene una derivada, que conozco porque me pasó en mi empresa.

Hay casos en los que las empresas, por su naturaleza o circunstancias, no pueden cubrir estos puestos. Por ejemplo, en sectores como la construcción, esto puede suponer un reto.

¿Qué hacer si no puedes cumplir con la cuota? 

Existe la posibilidad de solicitar una declaración de excepcionalidad. Esta declaración permite a la empresa justificar por qué no ha podido cubrir las plazas reservadas para trabajadores con discapacidad. Algunas razones válidas para solicitar esta declaración son:

• Falta de candidatos: Cuando los servicios públicos de empleo o agencias de colocación no pueden atender la oferta de la empresa, a pesar de haber realizado todas las gestiones.
• Circunstancias de la empresa: Factores de carácter productivo, organizativo, técnico o económico que impiden la incorporación de personas con discapacidad.

Si la autoridad laboral concede la declaración de excepcionalidad, la empresa no está exenta de cumplir con la ley, pero puede aplicar medidas alternativas para cumplir. Estas medidas pueden ser cosas como:

• Contratar servicios o comprar productos a Centros Especiales de Empleo (CEE) o autónomos con discapacidad.
• Hacer Donaciones y patrocinios a entidades que promuevan la inclusión laboral de personas con discapacidad.

Aunque esto se debe calcular y justificar, es decir, que no vale con hacerlo o hacerlo un poco, las medidas alternativas deben tener un valor que se establece en función del IPREM anual (Indicador Público de Renta de Efectos Múltiples). 

Por cada trabajador que no se pueda contratar, se aplican las alternativas que te cuento a continuación:

• Contratos con CEE o autónomos con discapacidad: Por un equivalente de tres veces el IPREM anual, lo que equivale a 21.600 € por trabajador con discapacidad que corresponde contratar y no se puede contratar.
• Donaciones y patrocinios: Por un importe equivalente a una vez y media el IPREM anual, que es el equivalente a 10.800 € por trabajador con discapacidad que corresponde contratar y no se puede contratar.

Pero no acaba ahí la cosa. Además de aplicar estas medidas alternativas, las empresas deben presentar una memoria anual  acreditando las acciones realizadas para fomentar la inclusión laboral de personas con discapacidad. Y también, por supuesto, se debe mantener actualizada la documentación que justifique la adopción de estas medidas alternativas.

Total, que si estás en un sector con limitaciones para cumplir esta cuota, es fundamental que se solicite la declaración de excepcionalidad y se apliquen las medidas alternativas. De lo contrario, podrías estar incumpliendo la ley y, en el peor de los casos, si hurgan, ser excluido en una licitación.

Insisto: si estás en la situación, infórmate bien, asesórate, y haz un cálculo preciso. 

Obligaciones en materia de igualdad.

Otro de los grandes requisitos que aparecen cuando superas los 50 empleados es la obligación de contar con un Plan de Igualdad. 

Según la Ley Orgánica 3/2007 para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, todas las empresas con 50 o más trabajadores deben elaborar y aplicar un Plan de Igualdad. Pero no solo eso: este plan debe estar inscrito en el REGCON. No basta con tener el plan guardado en un cajón, tiene que estar formalizado y registrado.

¿Qué es un Plan de Igualdad?  

El Plan de Igualdad es, además de un documento con buenas intenciones, un conjunto de medidas encaminadas a garantizar la igualdad de trato y oportunidades entre hombres y mujeres en la empresa. Tiene que incluir acciones para eliminar cualquier tipo de discriminación laboral por razón de género, desde la selección de personal hasta las promociones internas o la política salarial. 

Cuidado porque los planes de igualdad no son un simple trámite. De hecho, los órganos de contratación te van a pedir la evidencia de que el Plan de Igualdad de la empresa está inscrito en el REGCON, Registro y depósito de convenios colectivos, acuerdos colectivos de trabajo y planes de igualdad. Esta inscripción ha traído no pocos dolores de cabeza a muchas empresas desde el pasado mes de agosto de 2024 que es cuando entra en vigor la modificación del artículo 71 de la Ley de Contratos del Sector Público. Luego te hablo del REGCON.

¿Cómo calcular si estás obligado a tener un Plan de Igualdad?  

Al igual que ocurre con la cuota de trabajadores con discapacidad, el cálculo de la plantilla media no es tan sencillo como parece. Hay que calcular la media dos veces al año, el 30 de junio y el 31 de diciembre, y se debe incluir a todos los trabajadores, independientemente del tipo de contrato que tengan. Esto incluye:

• Contratos a tiempo parcial, que se cuentan como una persona completa sin importar las horas trabajadas.
• Contratos temporales: Cada 100 días trabajados se contabilizan como un trabajador más.
• Contratos fijos discontinuos, de duración determinada y trabajadores de ETT.

Si el resultado de este cálculo te da 50 o más trabajadores, entonces la empresa está obligada a tener un Plan de Igualdad y a inscribirlo en el REGCON.

Y con esta, efectivamente, ya te he hablado de tres formas distintas de calcular la plantilla media de una empresa, ya que todo depende de la finalidad del cálculo. Por eso, si crees que estás en la situación: infórmate bien, asesórate con expertos, y haz un cálculo preciso. 

Hablemos ahora de las consecuencias de no tener un Plan de Igualdad inscrito

No contar con un Plan de Igualdad y especialmente no tenerlo inscrito es causa de exclusión automática y directa en los procedimientos de adjudicación de contratos públicos que se inicien a partir del 22 de agosto de 2024, por considerarse la empresa incursa en prohibición de contratar y, por tanto, perder la aptitud para contratar. 

Aunque a día de hoy, octubre de 2024, muchas empresas piensan que pueden resolver este requisito con una declaración responsable, no es así. La modificación del artículo 71 de la Ley de Contratos del Sector Público del pasado mes de agosto de 2024 ha provocado que cada vez más órganos de contratación exijan que se acredite la inscripción efectiva del plan en el REGCON, al igual que se pide que se acredite la circunstancia de estar al corriente de las obligaciones tributarias o de Seguridad Social.

¿Que lo puedes discutir, que hay distintas interpretaciones? Tú decides. Aunque: “Cuando las barbas de tu vecino veas pelar,…”

Por cierto y por último, aviso a navegantes, te puedes encontrar con criterios de adjudicación (aunque la vinculación con el objeto del contrato esté cogida con pinzas) que puntúen el hecho de disponer de un Plan de Igualdad inscrito. Si se escribe bien y cuela, te lo encuentras. 

Cuidado con el  REGCON, Registro y depósito de convenios colectivos, acuerdos colectivos de trabajo y planes de igualdad

Puedes pensar que en el órgano de contratación de turno bastante tienen con lo que tienen, que van mal de personal y que esto se lo van a ventilar con una declaración responsable. Puedes pensarlo, sí, y hasta puede ser que en muchos sitios ni se hayan enterado de esta última novedad. Pero cuidado.

En primer lugar, se dice, se comenta, me cuentan que está habiendo retrasos en la inscripción de los planes de igualdad. Que presentas tu plan a través del REGCON y que obtienes la callada por respuesta. Que ni inscriben, ni no. Que no dicen nada. Es lo que está pasando ahora, seguramente dentro de un año ya no pasará. Pasó con el ROLECE.

Esto quiere decir que te pueden excluir de una licitación por no tener el Plan de Igualdad inscrito, aunque se haya presentado y este esperando a que decidan sobre él.

El asunto es peliagudo, y quizá por eso y a este respecto, el Tribunal Administrativo Central de Recursos Contractuales se ha pronunciado por su propia iniciativa, indicando que la empresa que haya solicitado la inscripción del Plan de Igualdad en el REGCON y no le hayan contestado a los tres meses, no estará incursa en prohibición de contratar, ya que se aplicaría para este caso el silencio administrativo positivo. 

Eso es lo que dice el Tribunal Administrativo Central de Recursos Contractuales, es decir, que muy importante, que no lo dice cualquiera. Pero que no deja de ser una indicación que no vincula a nadie. Del resto de actores (Juntas Consultivas, otros Tribunales administrativos, la misma OIRESCON y etc) no se sabe qué opinan, porque basta para que unos digan una cosa, para que otros digan la contraria. No sería la primera vez que ocurre, pasó con el contrato menor, el ROLECE, y tantas otras.

Por tanto, no confiarse. Resolver esta cuestión cuanto antes.

Pero espera, que ahora viene lo bueno. El órgano de contratación puede estar a por uvas, no pedir la evidencia de la inscripción del Plan de Igualdad, o ni saber que el artículo 71 de la Ley de Contratos del Sector Público cambió en agosto de 2024 a este respecto.

Muy bien. Pues recuerda, “El amor es ciego, pero los vecinos no.”

Y en este caso el vecino es el segundo clasificado en la licitación, el inmediato competidor, que puede impugnar la adjudicación del contrato basándose en que el Plan de Igualdad no está inscrito en el REGCON y, por tanto, y a consecuencia de ello la empresa adjudicataria está incursa en prohibición de contratar y ha perdido la aptitud para ello. Y es que, “En la guerra y en el amor, todo vale.” 

El riesgo de estar “justo en la frontera”, empresas que están cerca de los 50 trabajadores.

El riesgo o el dilema que representa pasar de ser cabeza de ratón a cola de león. Las empresas que están cerca de los 50 trabajadores o que fluctúan ligeramente por encima de este umbral son las más vulnerables. Imagina que tu empresa tiene un promedio de 48 empleados, y, un treinta de junio, descubres que el promedio se ha ido a 51 trabajadores. 

¿Qué pasa entonces? Pues que ahora te caen encima todas las obligaciones que hemos mencionado: quizá la de la cuota del 2% para personas con discapacidad y por supuesto la obligación de tener un Plan de Igualdad registrado.

El riesgo aquí es que muchas empresas, al estar “en la frontera”, no prestan suficiente atención a estos requisitos hasta que ya es demasiado tarde. Y lo peor: este problema suele advertirse justo cuando tienes una adjudicación. Es decir, todo parece estar bien, has sido propuesto como adjudicatario del contrato, pero luego llega el jarro de agua helada cuando te excluyen por no ser capaz de acreditar haber cumplido con las obligaciones que impone la ley al superar los 50 empleados.

¿Cómo evitar este riesgo?

Si tu empresa está cerca del umbral de los 50 trabajadores, es vital anticiparse. Poner la venda antes que la herida. No se pueden dejar estos asuntos para cuando sean estrictamente necesarios, para cuando son exigibles. En este caso no vale el “cuando lleguemos a ese rio, cruzaremos ese puente”, te puede costar un contrato y aun así tenerlo que hacer, así que mejor anticiparse.

Por eso, para empezar, lo más importante es hacer un seguimiento regular del número de empleados. En vez de esperar a superar los 50 trabajadores para actuar, mejor prepararse con antelación y bajar ese umbral a 48 e incluso 45 personas, aunque siempre en función de la actividad de la empresa.

No es lo mismo una empresa de construcción que una suministradora de material de laboratorio. La empresa de construcción puede sumar personal rápidamente, la empresa que se dedica a suministrar material de laboratorio necesitará una inversión o decisión estratégica de calado antes de incrementar su plantilla en un 10%, no será algo repentino.

En cualquier caso, es conveniente ponderar el impacto del crecimiento puntual

Cuando esta variable y sus implicaciones son tenidas en cuenta en la toma de decisiones, el impacto de un crecimiento puntual en tu plantilla es visto de otra manera. A veces, una empresa puede superar los 50 trabajadores temporalmente por un proyecto específico o un pico de demanda. 

Sin embargo, las obligaciones legales no hacen excepciones en estos casos. Incluso si tu plantilla solo supera los 50 empleados durante un corto periodo de tiempo, estarás sujeto a las mismas reglas. Es ahí donde está el peligro.

Por eso, si sabes que estás en una situación de crecimiento, temporal o no, es fundamental tener todo esto controlado y en orden. En función de si se prevea un crecimiento puntual o si es estructural, de largo plazo, se deben tener en cuenta las medidas oportunas que pueden ir desde la subcontratación a la anticipación. 

Consejos prácticos para empresas en la frontera de los 50 trabajadores, o con 50 trabajadores.

Ya conoces los riesgos de no cumplir con las obligaciones que impone la ley cuando una empresa supera los 50 trabajadores. La cuestión ahora es pasar a la acción, ¿cómo anticiparse y evitar problemas?

1. Mantener toda la documentación actualizada

Asegurarse de que la empresa tiene al día todo lo relacionado con la cuota de personas con discapacidad y el Plan de Igualdad. No confiarse, no resolverlo con declaraciones responsables sin más; si lo solicitan, se debe poder demostrar con documentación que realmente se está cumpliendo con la normativa. Esto te puede costar un contrato, porque ya sabes “el amor es ciego, pero los vecinos NO”.

2. Anticiparse a las obligaciones  

En estas cuestiones no sirve el “Cuando lleguemos a ese río cruzaremos ese puente”. Si una empresa está cerca de los 50 trabajadores, hay que empezar a prepararse antes de superar ese umbral. No esperar a tener 51 empleados para empezar a pensar en el Plan de Igualdad o en la contratación de personas con discapacidad. Prevenir es siempre mejor que lamentar la perdida de un contrato.

3. Consultar con expertos  

Y en este caso con expertos en materia laboral, ya que si la contratación pública es complicada y en ocasiones compleja, toda la regulación y cuestiones relacionadas con asuntos laborales y sociales lo es todavía más. Es necesario contar con asesoramiento especializado que ayude a estar siempre al día, preparados para cumplir con todos los requisitos, y especialmente, poderlo acreditar.

Este texto es una transcripción del episodio nº 220 del podcast ‘Contratación Pública’ que se puede escuchar en Spotify, iVoox, Apple Podcast y en cualquier reproductor de podcast.