4. Cómo leer un Pliego de Cláusulas Administrativas

Tras nuestra última conversación, Pilar creó “su plataforma de contratación” y adoptó la rutina para mantenerse informada de contratos públicos. En dos semanas ya había identificado un contrato que podía resultar interesante. Imprimió el pliego de administrativas y se sentaron con Tomás a leerlo. Surgieron las dudas…

Conversación con Pilar y Tomás

Tomás: Más o menos creo que entendemos todo, pero no sabemos muy bien por donde empezar.

Pilar: Hay algunas cosas que nos hacen dudar. ¡Y muchas cosas que hacer!

Luis: No os preocupéis. Hay que proceder con tranquilidad y método.

Tomás: Bueno, tranquilidad… Hay un plazo y una hora limites.

Luis: Así es, y no te pases de la hora, que te quedas fuera y pierdes la opción.

Pilar: ¿Por donde empezamos, qué hago primero?

Luis: Vamos por partes…

Qué es el Pliego de Cláusulas Administrativas

El Pliego de Cláusulas Administrativas o PCA, que también puedes encontrar nombrado como Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares o PCAP, es el documento más importante de una licitación. Si resultas adjudicatario de la licitación lo que leas en el pliego será el contrato. El Pliego de Cláusulas Administrativas es a lo que te tienes que atener, no solo un listado de documentos a presentar.

Al presentar tu oferta aceptas incondicionalmente el pliego. Además, debes tener en cuenta que el pliego de cláusulas administrativas “manda” sobre el resto de documentos de la licitación. Es decir: Prevalece el documento jurídico (el PCA) sobre el documento técnico (proyecto o pliego de prescripciones técnicas).

Ni se te ocurra hacer interpretaciones, o dar por entendido. Si tienes dudas, pregunta al órgano contratante. Nada de hacerte componendas del tipo: “…yo pensaba que…”, “…pero en el proyecto pone…”, “…pero aquí dice que…” Ten en cuenta que el órgano contratante tiene la facultad de interpretar el pliego de administrativas. Pregunta, están para ayudarte.

Cómo leer un Pliego de Cláusulas Administrativas

¿Cuando leer el pliego de administrativas? Es el primer documento que hay que leer. Ya que quizá encuentres algún aspecto, obligación o requisito que te lleve a descartar presentarte a la licitación.

¿Quién debe leer el pliego de administrativas? Deben leerlo todas las personas que estén involucradas en la preparación de la oferta. Es esencial conocerlo y tenerlo a mano.

Y ahora sí, ¿cómo leerlo?:

• Hacer una primera lectura completa, despacio, sin pararse ni subrayar.
• Leer una segunda vez, esta vez subrayando:
  • Requisitos de solvencia técnica y económica.
  • Sobres y documentos a presentar, forma y contenido de las proposiciones.
  • Criterios de adjudicación.
  • Derechos y obligaciones específicas.
  • Gastos por cuenta del contratista, como por ejemplo el control de calidad.
  • Parte o tanto por ciento de lo que se permite subcontratar.
  • Plazo de ejecución o de duración del contrato.
  • Importe máximo de los gastos de publicidad, si los hay.
  • Documentación incorporada al expediente que tiene carácter contractual.
  • Plazo y lugar de presentación.
  • Garantía provisional, si la hay.
  • Plazo de garantía del contrato.
• Leer una tercera vez para asegurarte de que no te has dejado nada importante.
• Leer una cuarta vez, para confirmar que tienes todo controlado.
• Anotar las dudas que te hayan surgido, por pequeñas que sean.
• Tómate tu tiempo, hazlo despacio. Lee todo el texto, no des nada por supuesto o entendido.

Te explico los porqués:

• Si lees el pliego cuando toca no te llevas sorpresas, ganas tiempo, y trabajas de forma eficaz. Un error muy común es leer el pliego rápidamente, “en diagonal”, e ir descubriendo las condiciones administrativas conforme se avanza en la preparación de la oferta, o solo unos días antes del plazo de presentación.
• El pliego de administrativas atañe a todas las personas involucradas en la preparación de la oferta. Es importante que todos tengan conocimiento de las “reglas del juego”. Pero cuidado, que todos conozcan el pliego no significa que todos sean responsables de preparar la documentación.

Ya he leído el pliego de administrativas, ¿y ahora qué?

Tras leer el pliego y subrayar los aspectos importantes toca organizar el trabajo y centrarse en la preparación de la oferta. En lugar de consultar el pliego continuamente prepara un “índice de trabajo”, serás más eficaz. A continuación te explico cómo con un ejemplo: