100. Estrategia para vender a la administración.

Transcripción:

Resumen 335 palabras, 2 minutos de lectura.

Hay cuatro estrategias o buenas prácticas que conducen al éxito en la contratación pública, aunque “éxito” solo viene antes que “trabajo” en el diccionario.

La primera estrategia para abordar la contratación pública de forma eficaz es conocer las ventajas competitivas de nuestro negocio.

He identificado 9 ventajas que son comunes a todos los negocios, aunque cada negocio tiene sus fortalezas y ventajas competitivas particulares.

Conocer en qué somos mejores, cuales son nuestras fortalezas, nos permite aprovecharlas, y también mejorarlas.

Y solo conociendo nuestras ventajas y fortalezas podemos pintar una diana, identificar los contratos públicos que mejor se ajustan a nuestro negocio. 

Es la segunda estrategia, optar solo a los contratos que están alineados con nuestras ventajas competitivas y fortalezas, y que además tienen en cuenta aspectos prácticos que inciden tanto en nuestra posición en el mercado como en nuestras capacidades.

La tercera estrategia es tener método, tener un sistema para preparar y presentar ofertas.

Algo que es más que una estrategia, es una necesidad, ya que lo conveniente es hacer todo siguiendo un proceso establecido y previamente deliberado. 

Tener procesos, sistemas, rutinas, hábitos, aporta la consistencia y efectividad que nos llevan a conseguir resultados y avances tangibles.

Es conseguir que las cosas pasen, como deben pasar, cuando deben pasar. 

Y no importa lo grande o pequeño que sea el negocio, esto es algo que se aplica a cualquier tipo y tamaño de organización.

La cuarta estrategia es la constancia, es la clave para que el conjunto de estrategias sean efectivas.

Presentar ofertas de forma continua y sistemática permite mejorar, innovar, y aprender. Crecer.

Cada negocio tendrá su propia medida de la constancia, y todo dependerá incluso de la estacionalidad o necesidades de la demanda. Como punto de partida te sugiero partir de la presentación de al menos 12 ofertas al año, el equivalente de una al mes.

La constancia permite iniciar y mantener un círculo virtuoso que se retroalimenta, que con cada vuelta te permite presentar mejores ofertas, en menos tiempo, y con menos esfuerzo.

Hasta aquí el resumen.

La segunda acepción de la palabra estrategia en el diccionario de la real academia dice que estrategia es el: “Arte, traza para dirigir un asunto.”

Y aunque esta palabra tiene muchos otras interpretaciones y significados me quedo con la de la Real academia porque nos viene a decir que esto de la estrategia no es cosa tanto de pensar, como de hacer.

La cuestión es que sí, puede haber estrategia entendida como un conjunto de acciones que alinean los objetivos de nuestro negocio.

En este caso el objetivo es vender a la administración, y hacerlo con la máxima eficacia y efectividad.

Por eso mismo es importante tener estrategias para vender a la administración, porque sin estrategia, sin una dirección clara, cuesta mucho más conseguir resultados.

Las cuatro estrategias para vender a la administración con la máxima eficacia y efectividad, que me han funcionado y que funcionan a mis clientes y alumnos. 

Conócete a ti mismo, ser competitivos vendiendo a la administración

La primera estrategia para abordar la contratación pública de forma eficaz tiene origen en algo tan antiguo como El oráculo de Delfos.

El Oráculo de Delfos era un templo ubicado en Grecia que existió entre los siglos séptimo antes de Cristo y tercero después de Cristo. Osea que estuvo funcionando unos mil años. 

La gente acudía a este templo para conocer el futuro, y lo mismo iban reyes que plebeyos. En el templo se aceptaban consultas de todo tipo y de todas las personas.

Se dice que en las puertas del oráculo, en el frontispicio del templo, figuraba escrito el lema “conócete a ti mismo”.

Y es que antes de tratar de conocer qué nos deparará el futuro, antes de hacer predicciones, o de confiar en nuestras capacidades, debemos conocernos a nosotros mismos. En nosotros están las respuestas.

Todo esto, aplicado a un negocio, es tan sencillo como conocer cuáles son nuestras ventajas competitivas.

Ventaja competitiva: Una ventaja competitiva es algo que nos diferencia y nos permite tomar ventaja de nuestros competidores. 

Hablamos sobre competitividad y contratación pública en los episodios 33 y 34.

Mi experiencia vendiendo a la administración, y también asesorando a otras empresas, me ha llevado a identificar hasta 9 factores de competitividad para vender a la administración.

Estos nueve factores, sumados a los que tienen origen en las circunstancias particulares y fortalezas de cada negocio, se convierten en los elementos diferenciadores y determinantes para la prosperidad de un negocio.

Los nueve que he identificado, y que suelen ser comunes a todos los negocios,son:

Factor de competitividad número 1: los gastos generales de la empresa. Esos gastos de estructura, o indirectos, que todos los negocios tenemos.

Factor de competitividad número 2: la experiencia, capacidades, competencias y habilidades del personal de la empresa.

Factor de competitividad número 3: el compromiso del personal de la empresa. Ya sabes, hace más el que quiere que el que puede. 

Factor de competitividad número 4: Los proveedores. Mantener una cierta tensión, sana, con los proveedores, buscando continuamente alternativas, conociendo, probando, dando oportunidades a otros…. O buscando acuerdos a largo plazo.

Factor de competitividad número 5: Proximidad, geografía. En muchos casos, a partir de cierta distancia, perdemos competitividad. Y al contrario, hacer cosas en “la puerta de casa” resulta muy fácil, resulta barato.

Factor de competitividad número 6: Especialización. Dominar a fondo una actividad, un segmento del mercado.

Factor de competitividad número 7: Observar, aprender a Mejorar nuestra competitividad. En Contratación Pública: Unas veces se gana y otras se aprende. Aprovechar la información que te da el hecho de poderte medir a los demás en igualdad de condiciones.

Factor de competitividad 8: Innovar. Innovar está al alcance de cualquier negocio, y no es más que mejorar algo que ya existe. Replantearnos las cosas, buscar nuevas formas de hacer, copiar de otros sectores,… Salir del “siempre se ha hecho así”, o “ya está todo inventado”. 

Factor de competitividad 9: Hacer, pasar a la acción. Y es que, de nada sirve teorizar sobre la competitividad, si no haces nada.

  • Si no haces un seguimiento exhaustivo de tus gastos generales o de estructura. Nunca los vas a controlar ni reducir.
  • Si no dedicas tiempo a formarte o a que tu personal se forme. No lograrás contar con buenos profesionales.
  • Si no eres un ejemplo para los tuyos y no los escuchas o pasas tiempo con ellos. No obtendrás su compromiso.
  • Si no dedicas tiempo a estar al tanto de las novedades de tu sector, a conocer nuevos proveedores, a renegociar acuerdos. Seguirás languideciendo con tus proveedores.
  • Si no calculas tus costes de desplazamiento y trazas la línea a partir de la cual pierdes competitividad. Nunca sabrás cual es tu punto óptimo y donde puedes ser competitivo.
  • Si no dedicas tiempo a aprender y reflexionar cada vez que compites con otras empresas o profesionales. No aprenderás, no aprovecharas las oportunidades, las ventajas que tiene competir en igualdad de condiciones y de forma transparente.
  • Si no dedicas tiempo a pensar. A pensar en innovar. Corres el riesgo de ir siempre a remolque, ¡o peor aún! de estancarte.

Porque tomar ventajas competitivas es sobre todo actuar, actuar sobre estos factores que te he sugerido, o -atención- sobre los factores que tú consideres.

Pero en cualquier caso, hacer, actuar.

Cuando eres consciente de que la competitividad es como remar o ir en bici, si dejas de remar se te lleva la corriente, si paras de pedalear te caes, estás continuamente examinándote para mejorar, para evolucionar, y lo mejor:  te conoces a ti mismo.

Y el hecho de conocer y reconocer tus fortalezas, tus ventajas competitivas, te permite dar el siguiente paso:

Pintar una diana. Identificar los contratos públicos que se ajustan a tu negocio.

Hemos empezado hablando de un templo griego, sigamos con un filósofo y político romano nacido en Córdoba: Séneca. Lucio Anneo Séneca.

Que es quién dijo eso de “No hay viento favorable para el que no sabe dónde va”.

Cuando se conocen y se trabaja en mejorar las ventajas competitivas de un negocio resulta mucho más fácil saber qué tipo de clientes y qué tipo de contratos se ajustan a esas ventajas. Para ir a por ellos.

Es lo que yo llamo, pintar una diana: La segunda estrategia para abordar la contratación pública de forma eficaz.

Y que en la práctica se traduce en no ir a por todos los contratos: por buenos que puedan parecer, por convenientes que puedan parecer, por mucho que nos aporten prestigio, o porque la facturación que supongan  sea suculenta.

Hay que “pintar una diana” y lanzar las flechas, las ofertas, a la diana, y no a todos los blancos que aparezcan en el horizonte.

La clave es presentar solo oferta a aquellos contratos en los que, en base a tus ventajas competitivas, a tus fortalezas, tengas más opciones de lograr la adjudicación, y también mayor margen, que sean más rentables.

Es normal, los contratos alineados con tus ventajas competitivas, con tus fortalezas, son los que más te convienen y también los que te permiten ganar más dinero. Por tanto, optar solo a esos contratos optimiza tus recursos,  y te deja más dinero.

Pintando una diana para vender a la administración

Para establecer los contratos objetivo a los que debes presentar oferta puedes fijarte en diferentes aspectos, de hecho lo adecuado es que tú fijes esos diferentes aspectos en función del análisis que hayas hecho de tus ventajas competitivas, de tus fortalezas.

Por eso, y sin pretender hacer una lista excluyente, te voy a proponer algunos aspectos que quizá sean universales, o quizá te sirvan de inspiración para fijar los tuyos propios,  que es lo adecuado.

Primer aspecto: Establecer un rango de facturación por contrato.

Esto es algo que sé que se aplica a todas las actividades, aunque en los contratos de obras es donde más evidente resulta.

La idea es establecer un rango de facturación, de presupuesto base de licitación, en el que movernos.

Un ejemplo:.

Una empresa constructora con una plantilla media anual de 12 empleados.

Esta empresa es capaz de hacer obras de un millón de euros, aunque le venga un poco grande. No es el tipo de obra habitual que está acostumbrada a hacer.

Por otro lado, una obra de cincuenta mil euros le sabe a poco. Y no es que le sepa a poco por capricho, es que hablando en términos de gastos generales y de infraestructura, a esta empresa le cuesta el mismo esfuerzo hacer una obra de cincuenta mil, que de ciento cincuenta mil euros. 

Está claro que si hay que hacer una obra de cincuenta mil euros, se hace. Aunque no es el tipo de trabajo que a esta empresa le conviene y busca.

En este caso, lo ideal para esta empresa es fijarse en obras en la horquilla de 150 a 250 mil euros.

Es lo ideal por distintos motivos, a saber:

  • Un contrato en esa horquilla supone entre un 15 y un 20% de su facturación anual, lo que quiere decir que dispone de los medios materiales y humanos necesarios para llevarla a cabo normalmente, sin problemas ni sobresaltos.
  • Un contrato en esa horquilla es el tipo y tamaño de obra que hace normalmente, por lo que no estará forzando la situación, la empresa estará cómoda ejecutando una obra de ese tamaño.
  • Pero es que además, los contratos en esa horquilla no son disputados por empresas grandes. Una obra de ese importe es a una empresa grande lo que una obra de cincuenta mil euros es a esta empresa del ejemplo.

Por eso, y por algunas razones más, esta empresa hará bien en fijarse en contratos que estén en esa horquilla de entre 150 a 250 mil euros.

La posibilidad de lograr en un único contrato el equivalente al 50% de la facturación anual es tentadora, y puede nublar la razón de más de uno. Pero no hay que dejarse llevar.

Por eso, harás bien en pintar en tu diana los contratos que estén dentro de un rango de facturación ajustado a tu tamaño y características. 

Segundo aspecto: Hacer solo lo que dominamos. Trabajar sólo nuestra especialidad.

Todos los negocios tienen un área en la que son especialmente competitivos. 

Una especialidad. Algo que dominan porque tienen conocimiento, experiencia, y que además deja a sus clientes satisfechos. 

A veces esa especialidad llega por elección, porque así se decide. Otras veces llega tras muchos años de experiencia en los que los clientes siempre nos venían demandando y reconociendo por hacer bien esa cosa en concreto.

Eso que constituye la especialidad de un negocio es lo que le permite ganar más dinero, y dejar a sus clientes plenamente satisfechos. 

Por eso lo inteligente es centrarse en esa área o especialidad, y crecer ahí: Se gana más dinero, y se sirve mejor a los clientes.

Aunque en muchos casos en los que para completar su oferta, y especialmente para intentar abarcar toda la demanda existente en el mercado, muchos negocios ofrecen una variedad de productos o servicios, aunque se alejen de su especialidad.

Es legítimo. Se puede hacer, y se hace. Aunque cuando se hace lo es a costa de perder competitividad, y también, a costa de la calidad de la obra, el servicio, o el producto que se entrega.

No se puede ser bueno en todo, ¿no crees?

Lo inteligente es maximizar los esfuerzos y competir en aquello en lo que realmente seamos buenos, sirvamos mejor a nuestros clientes, y seamos capaces de ganar más dinero.

Cuando estás al tanto de las demandas de la administración, de las licitaciones que se publican, puedes tener la tentación de ir a por contratos que no están dentro de tu especialidad, de tu área de excelencia. 

Ahora bien:

  • ¿Tendrás el mismo margen que cuando haces algo de tu especialidad?
  • ¿El cliente quedará bien atendido?
  • ¿Podrás ser competitivo y tener opciones de lograr la adjudicación?

Por no hablar del coste de oportunidad, y de los problemas que puedes causar a tus clientes, o que tú mismo te puedes encontrar, por meterte en cosas que no son tu especialidad.

Por eso, harás bien en pintar en tu diana esos contratos que se ajustan a lo que tú eres, y mejor sabes hacer. 

Tercer aspecto: Trabajar en un ámbito geográfico.

Dependiendo del negocio o la actividad que desarrollemos es posible que conforme nos alejamos de nuestro “cuartel general” empecemos a añadir costes a nuestra oferta. Perdamos competitividad.

Y de nuevo nos encontramos con una práctica que es legítima, que se puede hacer, y de hecho se hace. Aunque quizá en muchos casos a costa de perder competitividad, margen, y hasta calidad final del producto, servicio, u obra que vayamos a entregar.

En muchos negocios se sabe que a partir de un determinado tiempo de desplazamiento, el margen se reduce, la competitividad se ve afectada, y los problemas que siempre surgen resultan más caros y complejos de resolver.

Harás bien en pintar en tu diana un ámbito geográfico que resulte favorable para tu negocio, un ámbito geográfico en el que precisamente la distancia se convierta en una ventaja competitiva, no en una desventaja.

Otros aspectos.

A modo orientativo también se puede tener en cuenta aspectos tales como:

  • El tipo de cliente: ayuntamientos, empresas públicas, administración autonómica, mutuas de accidentes, …
  • La duración del contrato: de más de un año, o de menos. 
  • O el hecho de que en los criterios de adjudicación se valoren cuestiones en las que seamos especialmente competitivos: como puede ser el plazo de entrega o ejecución, o el plazo de garantía.

Lo importante es tener en cuenta que la diana se mueve; que se puede hacer más grande, o más pequeña; que se puede hacer más simple, o más compleja añadiendo más círculos; que en definitiva, los contratos-objetivo del primer semestre no tienen porqué ser los mismos que el segundo semestre del año.

Por eso, la diana, hay que tenerla en cuenta siempre, y adaptarla a nuestra conveniencia o circunstancia.

Y harás bien en tener presente y reconsiderar, cuando la situación lo requiera, los criterios y contratos que pintas en tu diana.

Tener un método, un sistema para preparar y presentar ofertas a licitaciones públicas

La tercera estrategia para abordar la contratación pública de forma eficaz, tener un método, un sistema para hacer frente a la tarea de preparar y presentar ofertas a licitaciones.

Una de las cosas que caracteriza la preparación y presentación de ofertas a licitaciones públicas es el poco tiempo que hay para hacerlo.

Y es que todo se sucede en muy poco tiempo, en muchos casos tan solo tenemos 15 días para preparar y presentar la oferta. 

En estas circunstancias el tiempo vuela, más aún si dependemos de terceros para completar el cálculo de la oferta, o si en la licitación se contemplan criterios de adjudicación sujetos a juicio de valor.

Por eso hay que tener métodos o un sistema para abordar las tareas, los trabajos que conducen a que la oferta finalmente se presente. 

Lo conveniente es hacer todo siguiendo un proceso establecido y previamente deliberado.

Hay que tener un proceso o sistema para estar al tanto de las licitaciones. 

Hay que tener un proceso para decidir si presentar oferta o no a una licitación, ya que debemos ser capaces de tomar una decisión en menos de 10 minutos, y no demorar la decisión durante uno, dos, o tres días. El tiempo vuela y los plazos de presentación de ofertas son muy ajustados, no hay que atascarse con el primer paso.

Debemos tener un proceso o sistema para abordar la preparación de la oferta, para leer y extraer la información relevante del Pliego de Cláusulas Administrativas, para preparar la documentación, para gestionar el momento de presentación de la oferta a través de la Plataforma de Contratación del Sector Público.

En fin, que hay que tener un proceso, un método, un sistema, para todo.

Quizá en este punto pienses que esto no va contigo, que tu organización no está para emplear tiempo en hacer procesos o documentar prácticas. Que en tu organización todos saben lo que tienen que hacer, y que eso es para una empresa u organización grande.

Deja que te cuente mi experiencia. Levanté y gestioné durante muchos años una organización integrada por más de 100 personas, y te puedo asegurar que sin procesos documentados, sin un método o sistema para hacer cualquier tarea considerada crítica o esencial,  aquello hubiera sido el ejército de Pancho Villa. 

Hoy, cuando gran parte de las tareas consideradas críticas o esenciales recaen sobre mí, cuando tengo una comunicación directa y fluida con mis tres colaboradores principales,  es cuando resulta todavía más útil y necesario contar con métodos, sistemas, listas de comprobación, rutinas, y hábitos para hacer las cosas.
Para que las cosas pasen, cuando tienen que pasar, de la forma que tienen que pasar.

Por tanto, el hecho de disponer de un método, un sistema, una forma predefinida y deliberada de hacer frente a una tarea, es tan necesario como conveniente y no depende en absoluto del número de personas que formen parte de la organización. Es necesario en cualquier caso, con una o con cien personas.

Cuando tienes método, sistema, lista de comprobación, rutina o hábito significa que has pensado en la mejor manera de hacer las cosas, en la manera más eficaz, rápida, y económica de hacerlo.

También significa que puedes, debes, mejorar, que puedes revisitar esos métodos o sistemas para mejorarlos, optimizarlos, o si es necesario, eliminarlos.

Lo que logras es consistencia, efectividad, resultados, y avances tangibles. Las cosas pasan, como deben pasar, cuando deben pasar. 

 Por eso, otro de los beneficios de hacer las cosas con método, de tener sistemas, es la paz mental y tranquilidad del nº 1 de la organización. Por grande o pequeña que sea.

Constancia, la clave para que el conjunto de las estrategias sean efectivas

La cuarta estrategia para abordar la contratación pública de forma eficaz: la constancia. 

De nada sirve conocer e identificar las ventajas competitivas, pintar una diana, y tener métodos o sistemas para todas las tareas críticas y esenciales si no se es constante, si no se presentan ofertas de forma continua y sistemática.

El sistema funcionará si lo ponemos en práctica, si no dejamos que se oxide. Además, sólo podremos mejorar, aprender, e innovar si estamos continuamente en movimiento. Si somos constantes.

Por eso, esta es la más importante de las estrategias que puedes desplegar para vender a la administración, ya que la constancia te llevará a conocerte mejor, pintar y repintar la diana hasta que des con los contratos con más posibilidades, y a tener métodos o sistemas que te permitan presentar ofertas de forma eficaz.

¿Cuál es la medida de la constancia? Pues,  depende.

Depende de la estacionalidad de la demanda, de las características de lo que vendamos, y por supuesto, de lo que a cada momento nos pueda convenir.

Aunque, si es necesario partir de una regla general, se puede decir que podemos considerar que somos constantes, que no hay riesgo de perder comba con la contratación pública, si presentamos 12 ofertas al año, el equivalente a una al mes.

Presentando 12 ofertas al año lo normal será que, aplicando estas estrategias, seas capaz lograr la adjudicación de uno o hasta dos contratos públicos.

Por otro lado, lo bueno de la constancia es que propicia que se inicie un círculo virtuoso que se retroalimenta y que con cada vuelta te permite presentar mejores ofertas, en menos tiempo, y con menos esfuerzo.

Por eso ser constantes es la más importante de las estrategias que puedes desplegar para vender a la administración.

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