139. Emitir Facturas a la Administración.

Transcripción:

Resumen en 569 palabras, 3 minutos de lectura.

Una factura electrónica tiene los mismos elementos que una factura en papel: los datos del emisor y del receptor, la descripción del producto o servicio vendido, el precio y el impuesto correspondiente. 

Al igual que ocurre con la factura en papel, para cobrar y que todo fluya como te conviene es importante cuidar los aspectos que tienen que ver con la emisión y recepción de la factura electrónica. 

Desde enero de 2015 todas las facturas que se emiten a las administraciones públicas tienen que ser electrónicas. Con una salvedad, ya que esta obligación no se suele aplicar para facturas de menos de 5.000 €.

La obligación de emitir facturas electrónicas a la administración aporta mayor seguridad y control sobre las facturas que presentamos. La factura electrónica es una parte del engranaje que protege a los contratistas de la administración, y que hace que cobrar de la administración en plazo sea una realidad que además es predecible y está controlada. 

La factura electrónica pronto será obligatoria también en el sector privado, cuando quien reciba la factura sea una empresa o un profesional.

Las fechas que ahora se prevén para que esta obligación sea efectiva son: 

  • Para las empresas que facturen más de 8 millones de euros: enero de 2024.
  • Para todas las empresas y profesionales, sin importar lo que facturen: enero de 2025.

Aunque esta vuelta de tuerca electrónica no viene sola. Va a ser obligatorio emitir y recibir facturas electrónicas, y también que los programas de facturación estén conectados a la Agencia Tributaria.

Está previsto que a partir de julio de 2024 todas las empresas y profesionales usemos un programa de facturación que esté conectado de manera continua con la Agencia Tributaria.

Es decir, que cada vez que una empresa o un profesional emita una factura la Agencia Tributaria recibirá los datos de esa factura a la vez que los recibe el destinatario de la factura.

Si hablamos de emitir una factura electrónica a la administración son tres las particularidades que la distinguen de una factura a un privado.

  • Que la factura electrónica respete un lenguaje informático determinado. 
  • Que la factura esté firmada electrónicamente.
  • Que la factura incluya la dirección electrónica del destinatario, los códigos DIR3 del Órgano gestor, la Unidad Tramitadora, y la Oficina contable. 

Los códigos DIR3 son direcciones electrónicas internas de la administración, direcciones que forman parte del Directorio de Unidades Orgánicas y Oficinas de Registro de las Administraciones Públicas. 

Es muy importante que estos códigos se consignen correctamente en la factura. De lo contrario la factura se puede perder en el laberinto administrativo, y tú ni enterarte. Por eso la mejor práctica es preguntar con antelación los códigos que se deben indicar en la factura.

Para hacer una factura electrónica a una administración tenemos dos opciones.

  • Utilizar Factura-e, el programa gratuito que ofrece el Ministerio de Industria: un programa gratuito, con un funcionamiento correcto, aunque con una interfaz liosa y poco amigable.
  • Utilizar un software de facturación que sea compatible y esté preparado para emitir facturas a la administración. Una opción recomendable ante la inminente obligación de emitir facturas electrónicas a empresas y profesionales.

También hay dos formas de presentar una factura electrónica a la administración.

  • Desde Factura-e, que además de hacer la factura permite firmarla electrónicamente y presentarla.
  • O presentándola a través de FACE o del punto de entrada de facturas que te indique la administración a la que va dirigida la factura. 

Hasta aquí el resumen.

En este episodio te voy a contar algunas novedades sobre facturación electrónica en general que es importante que conozcas, también hablaré sobre facturación electrónica a la administración, sus porqués y las formas de hacerlo.

La importancia de la factura

Solo hay un momento que supere en alegría al de emitir una factura: El momento en que se cobra.

Aunque a ese momento del cobro, tanto si quién recibe la factura es una administración pública como si es un privado, solo se llega después de haber emitido y entregado la factura. 

Facturar es el paso previo e ineludible a cobrar, ya que lo normal es que sin factura no haya cobro. Para eso queremos los contratos, para emitir facturas y cobrarlas. 

Tanto ejecutar el contrato conforme a lo establecido en el, como emitir la o las facturas correspondientes es algo que está en nuestra mano. Y en estas cuestiones tener la iniciativa es lo mejor, nos beneficia.

Por eso, para cobrar y que todo esto acabe con más dinero en tu cuenta, es importante cuidar todos los aspectos.

De ahí que sea importante manejarse bien con esta cuestión, y también que haya que tener especial cuidado con la emisión y entrega de la factura,  no sea que un acto de mero trámite entorpezca el normal y esperable desenlace. 

Lo que cambia y viene para quedarse a este respecto es la factura electrónica, algo que ya es antiguo en el sector público, pero que va a ser novedad en el sector privado.

La factura electrónica tiene los mismos elementos que una factura en papel, como los datos del emisor y del receptor, la descripción del producto o servicio vendido, el precio y el impuesto correspondiente. 

Sin embargo, al ser un documento digital, también puede incluir información adicional, como la firma electrónica de quien la emite.

Obligación de la factura electrónica en el sector público

A finales del año 2013 se promulgó la ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

En esos años se promulgaron distintas leyes que hicieron que vender a la administración, especialmente en lo concerniente a cobrar las facturas, cambiase radicalmente y fuese lo que es hoy: algo requete asegurado y por lo general predecible.

Estas leyes que a nosotros los contratistas nos sirven para dormir tranquilos fueron:

  • La que se aprobó en abril de 2012, la Ley Orgánica 2/2012 de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera.
  • La de diciembre de 2013, Ley 27/2013 de racionalización y sostenibilidad de la Administración Local.
  • Y los distintos refuerzos y modificaciones que se hicieron durante los años 2013 y 2014 a la Ley 3/2004, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.

En fin, que se ató todo corto. Que las finanzas públicas se encorsetaron, dejando un mínimo margen de maniobra al endeudamiento, el déficit presupuestario, y los retrasos en los pagos a proveedores.

Para tener todo esto bien atado es necesario tener un control informatizado y sistemático de todas las facturas que reciben las distintas administraciones públicas, para que desde el ministerio de Hacienda se pueda hacer un seguimiento riguroso de la morosidad de las administraciones públicas. 

Especialmente de los ayuntamientos.

De hecho, la factura electrónica y el registro contable de facturas del sector público es lo que permite conocer el plazo de pago de cualquier administración pública. Osea que antes de vender puedes saber cuándo cobrarás.

Algo especialmente útil en el caso de las administraciones locales, una información que pongo a tu disposición en luisgracia.es/pmp

La cuestión es que la ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público obliga a que los contratistas emitamos nuestras facturas en formato electrónico.

Eso de nuestro lado, ya que del lado de la administración les obliga a:

  • Recibir las facturas en formato electrónico.
  • Crear un registro contable de facturas.
  • Aplicar un procedimiento de tramitación de facturas que hace todo más transparente y seguro.

Todo esto se traduce en mayor seguridad y control sobre las facturas que presentamos. La factura electrónica es una parte del engranaje que nos protege y hace que cobrar de la administración en un plazo normal sea una realidad que se puede conocer y predecir. 

Así que si en algún momento has pensado que todo esto es una imposición, un incordio, algo que sirve para que los funcionarios trabajen menos, es justo lo contrario: la factura electrónica nos favorece y nos protege. 

En resumidas cuentas, desde enero de 2015 todas las facturas remitidas a las administraciones públicas tienen que ser electrónicas. Con una salvedad, ya que esta obligación no se suele aplicar para facturas de menos de 5.000 €.

Obligación de la factura electrónica en el sector privado

La recientemente promulgada Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas modifica el artículo 2 bis de la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.

¿Esto qué significa?

  • Que todos los empresarios y profesionales deberán emitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.
  • Que a partir de ahora vas a necesitar un software (un programa informático) para hacer facturas electrónicas, algo que ya integran los programas de contabilidad estándar. Y que si no llevas la contabilidad “en casa”, tendrás que disponer de un programa para hacer facturas.
  • Que todo esto va a suponer muchos cambios, como por ejemplo: que las facturas se añadan a la contabilidad casi automáticamente, que no haya que “picar” facturas emitidas ni recibidas.
  • Que la forma de tomar razón y aprobar facturas va a cambiar. Ya no vas a manejar papeles.

Es decir, que la obligación de emitir facturas electrónicas que desde el año 2015 existe cuando tu cliente es una administración pública ahora se va a aplicar a todo el mundo. 

Todos vamos a estar obligados a emitir y recibir facturas electrónicas.

Se acabó la factura en papel. Se acabó la factura en PDF.

¿Cuándo?

Lo cierto es que todo este asunto está pendiente de un reglamento, aunque vete preparando porque aunque las fechas todavía no sean definitivas:

  • Las empresas que facturen más de 8 millones de euros tendrán que emitir facturas electrónicas en 2024.
  • El resto de empresas y profesionales, da igual lo que facturen, tendrán que emitir facturas electrónicas en 2025. 

Mi consejo es que empieces ya. 

Por varios motivos:

  • Para que cuando sea obligatorio tú ya estés a otra cosa, hayas hecho el aprendizaje, y tengas esto superado.
  • Porque se han previsto sanciones ejemplares para quién no emita factura electrónica.
  • Porque al final supone un ahorro de tiempo en la gestión y contabilización de facturas.

En fin, que es cuestión de acostumbrarse.

Facturación electrónica y conexión con la Agencia Tributaria.

La obligatoriedad de emitir y recibir facturas electrónicas, y la obligación de estar conectados a la Agencia Tributaria son cosas que van a ir parejas.

Pronto todos vamos a estar obligados a que nuestro software de facturación esté conectado a la Agencia Tributaria. De ese modo, cada vez que una empresa o un profesional emita una factura la Agencia Tributaria recibirá los datos de esa factura a la vez que los recibe el destinatario de la factura.

Ambas obligaciones, la de la facturación electrónica y la de conexión con la Agencia tributaria, están relacionadas y de hecho ambas cosas ya son obligatorias desde el año 2017 para las empresas grandes. 

La última noticia es que a partir del 1 de julio de 2024 todos los empresarios y profesionales dispongamos de herramientas de facturación y remisión de registros que estén conectadas de manera continua con la Agencia Tributaria.

Osea que en menos de un año tienes que tener un software de facturación capaz de emitir facturas electrónicas y que además sea capaz de enviar a la Agencia Tributaria los registros de facturación en tiempo real y de forma continua.

A partir de julio de 2024, cuando emitas una factura Hacienda lo sabrá al instante. 

Qué tener en cuenta cuando se emite una factura electrónica a la administración.

Cuando se emite una factura electrónica a una administración hay que tener en cuenta tres cuestiones o particularidades por razón del Cliente, por tratarse de una administración. 

Son tres cosas sencillas.

  • En primer lugar que no todas las facturas electrónicas valen. Las facturas electrónicas que la administración puede recibir deben estar escritas en un lenguaje informático determinado: Esto es algo que para ti pasará inadvertido ya que normalmente y si el software de facturación es capaz de facturar a la administración ya lo hará como debe hacerse.
  • La factura tiene que estar firmada electrónicamente: para firmar electrónicamente una factura dirigida a una administración pública es necesario usar un certificado electrónico reconocido. Cuestión que normalmente también pasará desapercibida ya que lo normal es que tu certificado electrónico haya sido emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre y por tanto esté reconocido. 
  • Indicar la dirección electrónica del destinatario. 

La dirección electrónica del destinatario es la principal diferencia o particularidad de una factura electrónica emitida a una administración respecto de la emitida a un privado.

Para que la factura electrónica dirigida a una administración pública llegue al destinatario que corresponda dentro de la administración este destinatario debe identificarse de forma clara e inequívoca.

Es muy importante que el destinatario de la factura quede claramente identificado en la factura ya que la factura se incluye en el registro contable de la administración a la que se envía, y este registro tiene sus propias lógicas de funcionamiento, además de que se ajusta a la ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

La principal diferencia o particularidad de una factura emitida a un privado o a una administración es que cuando se emite una factura a una administración se deben indicar los códigos DIR3. 

Estos códigos DIR3 son direcciones electrónicas internas de la administración, direcciones que forman parte del Directorio de Unidades Orgánicas y Oficinas de Registro de las Administraciones Públicas. 

Dicho de otro modo: un número interno y único que se asigna a cada unidad administrativa de la administración. Una especie de correo electrónico o dirección postal dentro del sistema de comunicación interna de la administración.

Cuando hablamos de una factura electrónica hay que indicar tres códigos DIR3 que se asignan a: 

  • Órgano gestor, 
  • Unidad Tramitadora, 
  • y Oficina contable. 

Puede darse la circunstancia de que el código DIR 3 del Órgano gestor, la Unidad Tramitadora, y la Oficina contable sea el mismo, o que sean diferentes. 

En cualquier caso, sean códigos iguales o distintos, en cada factura se tienen que indicar los códigos DIR3. Son obligatorios y necesarios para poder emitir una factura electrónica a una Administración Pública. Sin códigos DIR3 no hay factura válida.

Por eso hay que ser muy cuidadosos a la hora de indicar los códigos DIR3 en la factura. 

Para que una factura circule sin interrupción y llegue a quién tiene que llegar cuando se emite, tiene que tener los códigos DIR3 correctos.

En algunas ocasiones los códigos DIR3 se incluyen en el Pliego de Cláusulas Administrativas de cada licitación. Aunque en la mayoría de los casos no es así.

Y aunque existe un directorio de códigos DIR, cuando en el Pliego de Cláusulas Administrativas no se diga nada (y aunque se diga) lo mejor es preguntar, con suficiente antelación y por escrito, qué códigos DIR3 se deben consignar en la factura electrónica. 

Formas de hacer una factura electrónica a la administración.

Para hacer una factura electrónica a una administración tenemos dos opciones.

Primera opción: Utilizar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo: Se llama Factura-e

El uso de este programa pondrá a prueba tu paciencia y habilidad, ya no en estas lides de la informática, también sobre tu lógica y habilidades cognitivas, además de suponer un estimulante viaje al pasado de la informática que hará que la página web de la Agencia Tributaria te parezca clara, amigable y bien diseñada.

Eso es Factura-e, un programa informático que parece de otro siglo y que dejó de evolucionar en el año 2016. 

El caso es que si optas por este camino estoy seguro de que lograrás facturar y enviar la factura, tus incentivos y necesidad de facturar te harán vencer y llegar a comprender las decenas de opciones, desplegables y apartados de un software anclado en el pasado.

Y ahora en serio: Factura-e es un software gratuito que funciona correctamente, aunque con una interfaz poco amigable. Nada que no se pueda solucionar leyendo los manuales, con un poco de tiempo y paciencia.

Segunda opción: Utilizar un software de facturación que sea compatible y esté preparado para emitir facturas a la administración.

Ante la inminente obligación de emitir facturas electrónicas a empresas y profesionales esta sería la opción recomendada. 

Al fin y al cabo, más pronto que tarde vas a tener que disponer de un software de facturación que además de hacer facturas electrónicas esté conectado a la Agencia Tributaria. Por tanto, es mejor adoptarlo ahora y empezar a funcionar con él.

Dependiendo de las necesidades y particularidades de cada empresa este software de facturación puede estar integrado en el de contabilidad, de forma que los procesos de facturación y contabilidad estén en una sola aplicación.

O también se puede optar por un programa informático que cree facturas electrónicas tipo Factura Directa o Holded, programas quizás más adecuados para las necesidades de profesionales y empresas de hasta 10 trabajadores. 

Existe una tercera opción, aunque ante la generalización y obligatoriedad de la facturación electrónica en todos los ámbitos, público y privado. no la desarrolló. Se trata de las conocidas como Empresas de servicios de facturación electrónica.

Formas de presentar una factura electrónica a la administración.

Para esto también tenemos dos opciones.

Primera opción: Utilizar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, Factura-e

Desde Factura-e, sin salir de este programa.  se confecciona la factura, se firma electrónicamente, y se presenta o envía a las unidades administrativas que se hayan indicado en los códigos DIR3.

Todo queda hecho y rematado desde un único sitio.

Segunda opción: Enviar la factura a través de FACE o del punto de entrada que determine la administración. 

Si has generado la factura utilizando un software distinto de Factura-e tendrás que presentar la factura electrónica a través de un punto de acceso habilitado al efecto.

Dicho de otra forma: tendrás que echarla en el buzón adecuado para que llegue a su destino.

La mayoría de las administraciones usan FACE, el punto general de entrada de facturas electrónicas habilitado y mantenido por la Administración General del Estado. 

Aunque también hay muchas administraciones que tienen y mantienen su propio punto de entrada de facturas electrónicas, como es el caso del ayuntamiento de Bilbao.

En cualquier caso, cuando generes una factura electrónica en un software de facturación el trámite de firma electrónica y presentación de la factura electrónica se hará a través de uno de estos puntos de entrada.

En la página web face.gob.es se explica claramente cómo proceder y cómo identificar el punto de entrada de facturas electrónicas de todas las administraciones públicas y sus entes dependientes. No tiene perdida y resulta fácil.

Este texto es una transcripción del episodio nº 139 del podcast ‘Contratación Pública’ que se puede escuchar en Spotify, iVoox, Apple Podcast y en cualquier reproductor de podcast.

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