COVID-19: Dudas frecuentes y pautas de gestión para empresas y profesionales.

Escucha la entrevista, lo que sigue es solo un resumen.

Transcripción – Resumen

El 14 de marzo el gobierno de España declaró el estado de alarma para hacer frente a la situación de emergencia sanitaria provocada por el coronavirus COVID-19.

Un antes y un después en nuestras vidas, y también, en la contratación pública.

Tres días después, el martes 17 de marzo, el gobierno promulgó el Real Decreto-ley 8/2020, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19. Este Real Decreto dedica un artículo, el 34, a la contratación pública.

A continuación intentaremos contestar a las dudas que me habéis planteado, y también abarcar todas las posibilidades que tenemos para cada caso, según la fase en la que se encuentren vuestros contratos o licitaciones.

Son tiempos extraordinarios. Que se salen de lo normal. 

Para tiempos extraordinarios, necesitamos a personas extraordinarias, por eso, para dar respuesta a las dudas y dar pautas para gestionar esta situación tenemos el privilegio de contar con Francisco Javier Vázquez Matilla.

Doctor en derecho. Ha trabajado en el ámbito de la administración local gestionando contratos públicos durante 14 años. Ha sido vocal del Tribunal de contratos públicos de Navarra. Ha formado parte del Grupo de Expertos de Contratación Pública de la Comisión Europea. Cuenta con más de 40 publicaciones entre libros y revistas sobre contratación pública en España, Portugal, Bélgica e incluso Mexico.

Le consultan administraciones de nuestro país, pero también de países europeos como Hungría, Portugal, Polonia y Alemania, también asesora a administraciones públicas en países latinoamericanos. Es profesor en distintas universidades. Ha impartido cientos de conferencias sobre temas relacionados con la Contratación Pública.

Desde 2016 Javier está dedicado plenamente a formar y asesorar a entidades públicas y también privadas en cuestiones relacionadas con la Contratación Pública.

Javier Vazquez Matilla tiene un gran conocimiento y experiencia. Es un referente en el panorama de la contratación pública de España. 

Licitaciones en plazo de presentación de ofertas.

En primer lugar vamos a abordar el caso de todas aquellas licitaciones que el sábado 14 de marzo -día en el que se decretó el estado de alarma- estaban en plazo de presentación de ofertas.

¿Qué pasa con las licitaciones que el día 14 de marzo y siguientes estaban, o están, en plazo de presentación de ofertas? ¿Siguen vigentes?

Las licitaciones siguen vigentes, aunque con los plazos suspendidos. 

No hace falta que los distintos órganos de contratación publiquen para cada expediente un anuncio de suspensión de plazos. 

La Disposición adicional tercera del Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, por el que se declara el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19 establece que: “Se suspenden términos y se interrumpen los plazos para la tramitación de los procedimientos de las entidades del sector público. El cómputo de los plazos se reanudará en el momento en que pierda vigencia el presente real decreto o, en su caso, las prórrogas del mismo.”

Aunque el plazo de presentación de ofertas este “pausado”, ¿podemos presentar oferta, será admitida por el órgano de contratación?

Se puede presentar oferta. Aunque lo recomendable es esperar a que se reanuden los plazos. Además podría haber alguna aclaración posterior.

La recomendación es esperar y no presentar aún la oferta.

¿Qué tiene que pasar para que las licitaciones dejen de estar pausadas, y sobre todo, cómo nos enteraremos?

Todos los órganos de contratación están obligados a publicar la reanudación de los plazos, para cada expediente, uno a uno.

¿Qué pasará con los plazos de presentación de ofertas?

Cuando volvamos a la normalidad y se reanuden los plazos estos seguirán “corriendo”. Es decir, el plazo seguirá contando donde se quedó. Los órganos de contratación podrán, si quieren ampliar los plazos, aunque, no están obligados a hacerlo.

Qué pasa, si, por ejemplo, yo presenté una oferta el viernes 13 de marzo para una licitación que tenía como plazo final de presentación el martes 17 de marzo.
¿Cómo me afecta, se admitirá, la puedo retirar y volver a presentar una nueva más adelante? ¿Qué opciones tengo y qué va a hacer el órgano de contratación con mi oferta?

En principio esa oferta ha sido presentada, es válida y se debe admitir. Sería posible retirarla, aunque no es recomendable, salvo que haya alguna aclaración o cambio desde que se presentó la oferta hasta el nuevo plazo.

Se siguen publicando licitaciones. 

¿Pueden los órganos de contratación seguir publicando licitaciones?

Pueden seguir publicando licitaciones. Incluso nos conviene. Hay que tener en cuenta que en el mismo momento en que se publica el plazo de presentación de ofertas está suspendido.

Licitaciones en Evaluación.

¿Qué ocurre con las licitaciones que están en evaluación?

Licitaciones en evaluación son aquellas para las que ya finalizó el plazo de presentación de ofertas, eso sí, finalizó el plazo de presentación de ofertas antes del sábado 14 de marzo que es cuando se declaró el estado de alarma.

¿Puede el órgano de contratación continuar con los trámites, abrir los sobres -el contenido de las ofertas- si no hay nadie presente? 

Sí se puede, los órganos de contratación pueden abrir los sobres y continuar con los trámites normalmente.

El proceso se puede interrumpir o detener por dos motivos:

  • Por que sea necesario pedir a un licitador que subsane la documentación o haga alguna aclaración. Lo que de no satisfacer tal requerimiento de subsanación o aclaración obligaría a suspender la tramitación hasta que los plazos para hacerlo vuelvan a reanudarse.
  • Otra cuestión es el supuesto de una exclusión del procedimiento. En ese caso el órgano de contratación no podría seguir adelante.

A muchos contratistas les ha pasado que antes o después del sábado 14 de marzo ganaron una licitación, y les han requerido y dado un plazo para aportar documentación: acreditar solvencia económica y técnica, aportar la garantía definitiva, etc.

¿En qué situación quedan las empresas que -pese a haber ganado la licitación- no pueden aportar la documentación requerida por el órgano de contratación?

Los plazos están suspendidos. Si no es posible aportar la documentación que nos requieran, no pasa nada, en ese caso lo mejor sería comunicarlo al órgano de contratación.

Si podemos aportar los documentos, si quiero que todo siga adelante. Perfecto.

Supongamos que en estos días me han notificado que he sido adjudicatario de un contrato. Tengo un plazo para formalizarlo, algo que se puede hacer telemáticamente, pero lo que me preocupa es ejecutarlo. 

¿Estoy obligado a empezar a ejecutar el contrato?

Solo si efectivamente es posible empezar ejecutarlo.  

Contratos en ejecución.

Un cliente me ha contado que tiene adjudicado un contrato de suministro. Tiene los suministros preparados pero no hay nadie al otro lado, no se los reciben y por tanto no puede facturar. 

¿Qué hacer en un caso así?

Comunicar, escribir correos electrónicos al responsable del contrato y los directivos para que tomen conciencia de la situación.

El caso más habitual es el de aquellos que ya tienen, o prevén, que van a tener problemas para abastecerse, o de los que tienen problemas con el personal.

¿Puedo yo -como contratista, por mi iniciativa- pedir la suspensión, la paralización de un contrato que está ejecutándose? 

La regla general es que la suspensión opera de forma automática cuando algo no se pueda ejecutar. 

La cuestión es que deben ser las empresas las que comuniquen, las que soliciten la suspensión del contrato. 

La empresa no debe salir perjudicada por ello.

La administración se tiene que pronunciar en 5 días. Aunque si no dicen nada hay que actuar de forma consecuente, según entendamos que procede.

Es muy importante documentar todo, dejar constancia, generar pruebas y evidencias que después nos permitan acreditar las circunstancias.

Hay que tener en cuenta que en caso de suspensión los plazos de ejecución dejan de “correr”, se pausan, se detienen. No computan.

Retrasos y aumentos de plazos.

Hay contratos en los que no hace falta suspender, paralizar. Contratos en los que se puede seguir trabajando, aunque, el ritmo es menor.

En un caso así parece que lo lógico es hacer saber al órgano de contratación -a través del responsable del contrato o del director facultativo de las obras- que no paramos, pero que debido al estado de alarma y las circunstancias que estamos viviendo todo va más lento y que el plazo para la ejecución del contrato deberá ampliarse por un plazo de tiempo -como mínimo igual- al que dure este estado de alarma.

¿Qué debemos hacer en ese caso? 

Comunicar al órgano de contratación la circunstancia, no tiene porque haber mayor problema.

Lo importante es comunicar.

En el caso de un contrato de servicios o suministros de prestación sucesiva.

¿Qué pasa si el contrato se va a acabar dentro de unas semanas, o el contrato finaliza precisamente ahora, con el estado de alarma vigente? 

Es algo que incluso dependerá de cada comunidad autónoma. Lo normal es que el contrato se suspenda y después se reanude por un plazo de tiempo al menos igual al de duración de la suspensión.

El contrato se puede prorrogar hasta 9 meses más en las mismas condiciones. Aunque no me pueden obligar a la prórroga si a mi no me conviene.

Indemnizaciones por Daños y perjuicios.

El Real Decreto-ley 8/2020, publicado el pasado martes 17 de marzo, ha previsto que, cuando un contrato se suspenda -cuando se paralice su ejecución- el contratista sea indemnizado por los daños y perjuicios que esa suspensión del contrato implique.

Buenas noticias. El gobierno ha previsto que cobremos por los daños y perjuicios originados por la suspensión del contrato.

¿Qué pasa si el contrato se ha suspendido porque he sido yo quien lo ha pedido? ¿Tengo derecho a la indemnización por daños y perjuicios si la iniciativa de suspender el contrato ha partido de mi, del contratista?

Sí por supuesto. De hecho, el contratista debe ser siempre quien solicite la suspensión del contrato. 

En cuanto a las indemnizaciones que tendremos derecho a percibir los contratistas si nuestros contratos se paralizan, en la comunicación en la que solicitamos la suspensión del contrato es importante hacer constar:

  • Las causas por las que el contrato no puede seguir ejecutándose.
  • Relacionar los gastos que vamos a tener:
    • Medios humanos adscritos al contrato el 14 de marzo o en la fecha de suspensión de la ejecución
    • Los medios materiales adscritos al contrato.
    • Gastos de alquileres.
    • Gastos de mantenimiento de la garantía definitiva.
    • Seguros si los hubiera.
    • Otros gastos que sean susceptibles de ser indemnizables por tratarse de medios o elementos necesarios y adscritos a la ejecución del contrato.

Estos serían en principio los gastos por los que nos indemnizaran.

Lo importante es documentar, hacer constar.

¿Cómo y cuándo conviene que pidamos la indemnización?

Al final del estado de alarma, cuando la situación acabe y podamos acreditar los gastos de forma precisa, clara y ordenada.

La vuelta a la normalidad, reanudación de los trabajos.

Para terminar con esta cuestión de la suspensión o paralización de los contratos, 

Cuando todo esto pase. ¿Quien le tiene que dar al “play” para que todo vuelva a arrancar, nosotros o el órgano de contratación? ¿Quién tiene que tener la iniciativa?

La administración, indudablemente. Los contratistas deben instar la suspensión de los contratos, luego quien tiene que levantar la suspensión es el órgano de contratación.

Los cobros durante el estado de alarma.

¿Hay algo que impida, limite, o de algún modo dificulte que las administraciones paguen sus facturas o certificaciones de obra?

No hay nada que impida que los pagos se sigan haciendo.

Principales recomendaciones:

  • Solicitar la suspensión del contrato si es necesario.
  • No despedir. Suspender temporalmente el empleo si es necesario.
  • Mantener la calma y empezar a pensar en lo que haremos después.

No perder de vista a Javier Vázquez Matilla:

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