Subcontratar la preparación de ofertas a concursos públicos o licitaciones.

Resumen – 1 minuto de lectura.

Si quieres vender a la administración -normal y regularmente- debes asumir que la presentación de ofertas a licitaciones o concursos públicos no se puede delegar, subcontratar, o externalizar.

Tienes que saber lograr contratos, y también desenvolverte durante la ejecución del contrato. 

Conocer los límites, tus derechos, y también tus obligaciones.

Te conviene. Necesitas adquirir las habilidades y los conocimientos necesarios para vender a la administración. 

Porque no es algo que se pueda delegar, porque es una actividad esencial de tu negocio, y porque al fin y al cabo es algo asequible, posible. 

Un camino que muchas personas y organizaciones ya han recorrido, y del que se están beneficiando.

El esfuerzo de aprender tiene su recompensa: accederás a un mercado enorme con muchas posibilidades para tu negocio.

Hasta aquí el resumen.

Al menos una vez al mes alguien me pide que me ocupe de preparar y presentar sus licitaciones.

Es normal. 

Si no tienes ni idea sobre Contratación Pública puedes pensar que encargar a un tercero este trabajo es una alternativa.

Analicemos en qué está pensando quien pretende subcontratar, externalizar o delegar la presentación de ofertas a contratos públicos, qué problema quieren solucionar, y sobre todo, cómo quiere solucionar el problema. 

Enfoques de la externalización: la gestoría

Hay personas que piensan que esto de presentarse a licitaciones lo puede hacer una gestoría. Normal o especializada en ello.

Resolviendo el “engorro” de tener que entender una legislación, interpretar un Pliego de Cláusulas Administrativas y un Pliego de Prescripciones Técnicas, y, en definitiva, asumiendo lo que para ellos y debido a su desconocimiento es simplemente burocracia.

Si entramos en detalle: 

• Una gestoría atiende necesidades concretas, y universales.
• Los contratos públicos no son concretos y universales ni ocurren cada día 20 de cada trimestre.
• Cuando encomiendas la presentación de impuestos, la llevanza de tu contabilidad, o la gestión laboral a una gestoría, no te estás jugando tu futuro, tu facturación.
• Por eso el precio que nos cobra la gestoría es asequible.
  Siempre aborda situaciones estándar, que sirven tanto para un herrero como para una empresa de organización de eventos.

En este trabajo, en este caso, la diferencia es que cada licitación debe ser estudiada con esmero, interpretada correctamente, y las implicaciones de todo eso conlleva se tienen que plasmar en tu oferta. 

Trabajos, responsabilidades que no hay forma de delegar como si de un trámite más se tratara.

Enfoques de la externalización: despacho o gabinete de ingeniería.

Hay quien piensa que la preparación y presentación de una oferta a una licitación se puede contratar como se contrata a un despacho o gabinete de ingeniería.

En ese caso se sabe que cada proyecto es único, que cada encargo es un prototipo. 

Y que, aunque haya cosas estándar, es necesario atender a la particularidad de cada situación en concreto.

En arquitectura, ingeniería, consultoría, se trabaja por proyecto. Y se trabaja de forma artesana: un profesional ofrece soluciones personalizadas y óptimas para cada caso o problema que se le plantea.

Por eso los proyectos tienen que tener una cierta entidad. Por eso y porque la intervención de un profesional tiene un coste elevado que necesariamente ha de ser proporcional al fin y el resultado que se obtiene.

Enfoques de la externalización: al estilo outsourcing comercial.

Hay quien está pensando en algo parecido a subcontratar una fuerza de ventas.

Algo que existe y se conoce como outsourcing comercial. O lo que es lo mismo externalizar el área comercial, subcontratarla.

Las empresas que hacen outsourcing comercial crean, forman, e incluso gestionan redes de ventas para, venta telefónica, venta puerta a puerta, promotores y azafatas para eventos, etc.

Algo que no tiene nada que ver con lo que se puede y se debe hacer para vender a la administración. 

Qué demanda quien piensa en subcontratar la presentación de ofertas.

Que alguien se lea los pliegos, y que los “traduzca”, trasladando e interpretando las implicaciones que tanto en el precio como en otros aspectos de la oferta tiene lo que en ellos se dice.

En los pliegos de una licitación, una frase, una cláusula, puede modificar las condiciones de nuestra oferta de forma significativa. E incluso puede llevarte a decidir no presentar oferta.

Estas cuestiones solo las sabe advertir quien conoce y maneja su negocio, no una persona que actúa a modo de gestor.

Otro aspecto que se pretende solucionar es que alguien se encargue de los papeles.

Algo que es normalmente sencillo. Lo normal es que en las licitaciones haya un modelo para todo: para hacer la declaración responsable, para hacer la oferta, etc.

Por último, está quién piensa en desentenderse de todo lo que tenga que ver con presentar la oferta. Los que quieren que su papel sea ejecutar el contrato y presentar la factura.

Y que además pretenden que la retribución del trabajo de preparación y presentación de ofertas se haga variable, en función del éxito. Cobrando en función de los contratos que se logren.

Resulte imposible por asimétrico:

• No se puede ir a éxito o a variable cuando el riesgo, el precio, y las condiciones de la oferta las asume quien ejecuta el contrato y no prepara ni presenta la oferta.
• No se puede ir a éxito o a variable cuando el trabajo, la inversión, que supone optar a un contrato solo la pone uno.

Porqué la presentación de ofertas a concursos públicos no se puede subcontratar

Si tu objetivo es diversificar, que al menos un 20% de tu facturación provenga del sector público, te conviene aprender a ser autosuficiente. Conocer las “reglas” de la Contratación Pública.

Solo es admisible la subcontratación o externalización del proceso de preparación y presentación de ofertas cuando se contrata muy  esporádicamente. Menos de 1 vez al año.

En esos casos formarse y aprender quizá no salga a cuenta.

En esos casos, es muy importante que quien asuma la responsabilidad de preparar la oferta se implique, se esfuerce por entender el negocio, “traduzca” el pliego, informe de las obligaciones que se contraen, y de las implicaciones que pueden tener en sus costes o en la ejecución del contrato.

En el resto de los casos. Cuando alguien está pensando en vender a la administración de una forma habitual, normal. No es conveniente.

Vender, hacer presupuestos, asumir obligaciones ante nada menos que una administración pública no es algo que se pueda delegar o subcontratar.

Es una actividad estratégica para cualquier negocio. 

Si quieres vender a la administración, debes, y puedes aprender lo que se necesita saber. 

Comparándolo con lo que hace tu gestoría:

• Lo que sabe y hace tu gestoría por ti no es el corazón de tu negocio. 
• El futuro de tu negocio no depende de los conocimientos de tu gestor.
• Las reglas y los matices sobre temas fiscales y laborales pueden cambiar cada año.
• Las reglas, la legislación sobre Contratación Pública cambia cada 5-6 años. Y no cambia drásticamente. Una vez que te familiarizas con conceptos y procedimientos cuando cambia la legislación solo necesitas conocer qué ha cambiado. 

Tienes que saber leer los pliegos, conocer las obligaciones del contrato, conocer tus derechos, y traducir todo eso a coste económico para ser competitivo, y también para no cometer errores que cuestan dinero.

Para hacer una oferta competitiva hay que entender bien qué piden, y por supuesto, tienes que conocer bien tu negocio para saber hasta dónde puedes llegar.

Pero es que además, la venta no acaba con la adjudicación. En absoluto. El contrato empieza ahí.

Debes saber desenvolverte y atender a los requerimientos.

Debes saber cuando puedes decir que no y cuando no puedes negarte a algo.

El contrato no acaba hasta que recuperas la garantía definitiva. Tienes que saber salir, acabar bien.

¿Todo esto se puede subcontratar?

No es que no se deba, es que no se puede externalizar o subcontratar algo tan estratégico, importante, y crucial para el futuro de tu negocio como las mismas ventas y la ejecución de los contratos.

Segunda excepción: estudios de obras de construcción.

Además del caso de quien contrata esporádicamente, hay otra excepción que hace incluso aconsejable ayudarse de otros para hacer la oferta.

Es cuando se trata de hacer un estudio de una obra, de un proyecto de construcción, tanto de edificación como de obra civil.

En ese caso las empresas que habitualmente contratan con la administración echan mano de empresas auxiliares que se dedican a preparar la documentación de la oferta que tiene que ver con, por ejemplo:

• La revisión de las mediciones y el estudio de los diferentes proyectos.
• La planificación de los trabajos, haciendo los diagramas de Gantt y las redes PERT que justifiquen el estudio de la oferta y el orden en que ha sido prevista la ejecución de la obra.
• O los planes de gestión ambiental, de control de la calidad,…

Hay empresas especializadas en hacer este trabajo. Estas empresas solo hacen estudios para obras, o lo combinan con actividades de despacho de ingeniería o arquitectura. Saben de qué hablan.

En los contratos públicos relacionados con la construcción, hay mucho trabajo trabajo para preparar una buena oferta, y por eso resulta normal que muchas empresas opten por externalizar esta labor: puede ser porque su oficina de estudios no lo puede atender, porque ni se plantean tener una oficina de estudios, o porque lo hacen mejor que la propia empresa interesada.

Estos trabajos no son baratos. Los contratos a los que optan cuando se contratan tampoco son pequeños.

No obstante, lo nunca se subcontrata es la elaboración del presupuesto, por muy complejo que sea. 

Y además, quien subcontrata la elaboración de la oferta tiene conocimientos y práctica sobre Contratación Pública, tanto como para poder subcontratar el trabajo.

La propuesta – Qué hacer

1- No delegar los procesos estratégicos, importantes, los procesos de los que dependa el futuro de tu negocio.

Tu futuro, y la iniciativa para abordarlo, es indelegable. No se puede subcontratar, no es un mero trámite.

2- Aprender.

En el programa 4 hablo del mito de la Contratación Pública que dice que es Complicada. Lee, escucha.

Con método, dedicando unas 60-80 horas puedes empezar a manejarte con soltura en todo esto de vender a la administración, y sobre todo, puedes empezar a acumular experiencia y, obtener resultados.

Consecuencias del aprendizaje:

• Tendrás la capacidad para entender, para interpretar, qué quiere, qué te pide exactamente la administración en cada caso.
• Tendrás capacidad para saber que está bien y qué está mal, que puedes hacer, cuales son tus obligaciones, y también tus derechos.
• Presentarás ofertas ajustadas, competitivas, basadas en el conocimiento.
• Por supuesto, tendrás autonomía para decidir por ti, sin depender de terceros. Con todo lo que eso supone…
• Además, vas a incorporar a tus habilidades un conocimiento y una experiencia que siempre te van a acompañar
• Como persona serás mejor profesional, como organización, más competitiva y resistente.

El “peaje” es aprender, los beneficios y el mercado al que puedes acceder es enorme, y muy interesante.